Leitfaden • Studiomanagement
Leitfaden: Management für ein Fitnessstudio
Ein Fitnessstudio wird über vier Register gesteuert: Wer hat eine gültige Mitgliedschaft, wer ist hereingekommen, wer belegt die Plätze in den Kursen und was wurde in diesem Monat eingenommen. Getrennt in Tabellen und auf Papier geführt, passen diese vier nie zusammen. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie im Blick behalten müssen, welche Kennzahlen Sie monatlich verfolgen sollten und was Sie mit 4gym tun können.
So führen Sie Ihr Studio (Kurzantwort)
- Führen Sie Mitglieder und Mitgliedschaften in einer einzigen Datenbank, mit sichtbarem Ablaufdatum am Empfang.
- Prüfen Sie die Mitgliedschaft bei jedem Eintritt: Am Empfang macht das Personal den Check-in, und 4gym kontrolliert Status, Zeitfenster und verbleibende Eintritte.
- Planen Sie Gruppenkurse mit begrenzten Plätzen und Warteliste, damit der Spinning-Raum nie überbucht ist.
- Planen Sie Personal Training als Einzeltermine mit Trainer, Ort und Zeitfenster; 4gym lehnt Doppelbuchungen desselben Trainers ab.
- Erfassen Sie Zahlungen in einem Register und verfolgen Sie monatlich den Umsatz je Währung und die Zahl der bald ablaufenden Mitgliedschaften.
Die wichtigsten Module
- Mitgliedschaften und Mitglieder: Tarife mit Laufzeit, Preis, Eintritten und erlaubtem Zeitfenster; Pausieren, Fortsetzen und manuelle Verlängerung.
- Empfang: Check-in und Check-out durch das Personal, mit Prüfung der Mitgliedschaft bei jedem Eintritt.
- Gruppenkurse: Aerobic, Spinning, Yoga oder HIIT, mit begrenzter Teilnehmerzahl und Warteliste; die Buchung nimmt das Personal vor.
- Trainer und Personal Training: die Trainer des Studios, Einzeltermine und Ablehnung von Überschneidungen desselben Trainers.
- Zahlungen: manuelles, nicht steuerrelevantes Register nach Zahlart (bar, Karte, Überweisung oder sonstige) und Währung, mit Stornierung samt Begründung.
- Übersicht und Berichte: Mitglieder, aktive und bald ablaufende Mitgliedschaften, Check-ins von heute, Monatsumsatz je Währung; Zeitraumbericht in Tarifen mit erweiterten Berichten.
Tabelle: Tabellen und Papier vs. spezielle Studiosoftware
Viele Studios starten mit einer Mitgliederliste in Excel, einem Heft am Empfang und einer Chatgruppe für Kurse. Die Tabelle vergleicht diesen zerstückelten Ansatz mit spezieller Studiosoftware bei den täglich wiederkehrenden Abläufen.
Getrennte Werkzeuge vs. spezielle Software für Fitnessstudios
| Ablauf | Tabellen und Papier | Spezielle Studiosoftware |
|---|---|---|
| Mitgliedschaften | Liste in einer Tabelle, Ablauf von Hand geprüft | Ablaufdatum und verbleibende Eintritte, berechnet aus dem gewählten Tarif |
| Zutritt zum Studio | Der Empfang sucht den Namen in einer Liste | Der Empfang wählt das Mitglied, und 4gym prüft die Mitgliedschaft, bevor der Eintritt erfasst wird |
| Gruppenkurse | Plätze im Chat gebucht, mit Überbuchung | Begrenzte Plätze und Warteliste, der Erste in der Schlange rückt automatisch nach |
| Zahlungen | In einem Heft oder in einer separaten Datei notiert | Manuelles, nicht steuerrelevantes Register mit Stornierung samt Begründung |
| Monatsumsatz | Aus dem Kontoauszug geschätzt | Monatsumsatz je Währung, aus den erfassten Zahlungen |
So legen Sie Ihre Tarife fest
- Jeder Tarif hat einen Namen, eine Laufzeit in Tagen, einen Preis und eine Währung; die Eintritte können unbegrenzt oder begrenzt sein.
- Bei einem Tarif mit begrenzten Eintritten (zum Beispiel 10) verbraucht jeder Check-in einen Eintritt; eine Kursbuchung verbraucht keinen.
- Ein erlaubtes Zeitfenster (zum Beispiel 08:00–16:00) ergibt einen Off-Peak-Tarif; ein Eintritt ausserhalb des Fensters wird abgelehnt.
- Die Regeln des Tarifs werden beim Anlegen auf die Mitgliedschaft kopiert: Ändern Sie den Tarif später, bleiben bereits angelegte Mitgliedschaften unverändert.
Stosszeiten und Saisonalität
- Das Zeitfenster 18:00–21:00 Uhr ist in städtischen Studios meist die Hauptstosszeit.
- Legen Sie grosse Kurse und zusätzliche Trainer genau in dieses Zeitfenster.
- Januar und September bringen meist die Anmeldewellen; Juli und August sind die schwachen Monate.
- Die Übersicht zeigt, wie viele Mitglieder gerade im Studio sind und wie viele Check-ins heute erfasst wurden; die Zahl der Anwesenden hängt von den vom Empfang erfassten Check-outs ab.
Mitgliederbindung: Wo Sie Mitglieder verlieren
- Die Abwanderung zeigt sich spät: meist erst, wenn eine Mitgliedschaft abläuft und nicht verlängert wird.
- Wer drei Wochen nicht trainiert hat, verlängert seine Mitgliedschaft eher nicht.
- Sprechen Sie das Mitglied vor dem Ablauf an, nicht danach: Die Übersicht zeigt, wie viele Mitgliedschaften bald ablaufen. Den Anruf machen Sie selbst — 4gym versendet keine Nachrichten.
- Bieten Sie die Pause der Mitgliedschaft im Urlaub oder nach einer Verletzung als Alternative zur Kündigung an; beim Fortsetzen verschiebt sich das Ablaufdatum um die pausierten Tage.
DSGVO: Welche Daten Sie zu Mitgliedern speichern
- Das Besuchsprotokoll (wer wann kam) enthält personenbezogene Daten: Legen Sie eine Speicherfrist fest und beschränken Sie den Zugriff nach Rollen — 4gym bietet Team-Konten mit Rollen und Berechtigungen.
- 4gym speichert nur die Grunddaten eines Mitglieds: Name, E-Mail, Telefon, Mitgliedsnummer und Notizen. Es gibt keine Felder für Gesundheitsdaten, tragen Sie diese also nicht ins Notizfeld ein.
- Kameras im Studio müssen deutlich gekennzeichnet sein, Aufnahmen nur begrenzt gespeichert werden.
- Das Mitglied kann eine Kopie seiner Daten und deren Löschung nach Vertragsende verlangen; bereiten Sie das Verfahren Ihres Studios rechtzeitig vor.
Häufige Fehler
- Mitgliedschaften verkaufen, ohne die Gültigkeit beim Eintritt zu prüfen — Mitglieder kommen noch Wochen nach Ablauf.
- Gruppenkurse ohne Platzlimit öffnen und 30 Personen für 20 Spinning-Räder haben.
- Die Anwesenheit nicht im Blick haben und von der Abwanderung erst erfahren, wenn das Mitglied nicht mehr zahlt.
- Zahlungen in einer separaten Datei statt bei den Mitgliedschaften führen und nicht mehr wissen, wer für welchen Zeitraum bezahlt hat.
So hilft 4gym
- Mitglieder, Mitgliedschaften, Kurse, Trainer, Empfang und manuell erfasste Zahlungen in einem Panel, vom Personal nur einmal eingegeben.
- Beim Check-in prüft 4gym Status der Mitgliedschaft, Standort, Zeitfenster und verbleibende Eintritte und lehnt eine abgelaufene, pausierte oder aufgebrauchte Mitgliedschaft ab.
- Gruppenkurse mit begrenzten Plätzen und einer Warteliste, die bei einem freien Platz automatisch das nächste Mitglied nachrücken lässt.
- Eine Übersicht mit aktiven und bald ablaufenden Mitgliedschaften, den Check-ins von heute und dem Monatsumsatz je Währung; ein Zeitraumbericht in Tarifen mit erweiterten Berichten.
- Was ausserhalb von 4gym bleibt: Es stellt keine Rechnungen oder Kassenbelege aus (für die Rechnungsstellung gibt es 4invoices, ein eigenständiges Produkt), belastet keine Karten, versendet keine Nachrichten an Mitglieder und ist nicht mit Drehkreuzen verbunden.