Mitgliedschaften • Verlängerungen
Mitgliedschaften im Fitnessstudio: Arten, Pausen und manuelle Verlängerung
Die Mitgliedschaft ist das Produkt eines Fitnessstudios; alles andere ist Service drumherum. Der echte Umsatz entsteht jedoch nicht nur beim ersten Verkauf, sondern auch bei der Verlängerung. Hier finden Sie die Mitgliedschaftsarten, die Sie einrichten können, erfahren, wie eine Mitgliedschaft in 4gym von Hand verlängert wird, und wie Sie die Pause als Alternative zur Kündigung nutzen.
So funktioniert eine Mitgliedschaft (Kurzantwort)
- Sie wählen den Tarif des Mitglieds (Laufzeit, Preis, Eintritte, Zeitfenster) und legen die Mitgliedschaft mit einem Startdatum an.
- Die Mitgliedschaft erhält ein Ablaufdatum, berechnet aus der Laufzeit des Tarifs, und die verbleibenden Eintritte, falls der Tarif sie begrenzt.
- Bei jedem Eintritt erfasst der Empfang den Check-in, und 4gym prüft Status der Mitgliedschaft, Standort, Zeitfenster und verbleibende Eintritte.
- Die Zahlung erfassen Sie getrennt im manuellen Register; sie legt eine Mitgliedschaft nicht von selbst an und verlängert sie auch nicht.
- Bei Ablauf klicken Sie auf „Verlängern“: 4gym legt aus demselben Tarif eine neue Mitgliedschaft an, die alte bleibt im Verlauf erhalten.
Mitgliedschaftsarten
Mitgliedschaftsarten, die Sie in 4gym als Tarife einrichten können
| Art | Funktionsweise | Geeignet für |
|---|---|---|
| Monatlich | Tarif mit 30 Tagen Laufzeit, bei jedem Ablauf von Hand verlängert | Neue und saisonale Mitglieder |
| Jährlich | Tarif mit 365 Tagen Laufzeit, mit niedrigerem äquivalentem Monatspreis, den das Studio festlegt | Regelmäßige Mitglieder |
| Zehnerkarte | Tarif mit 10 Eintritten: Jeder Check-in verbraucht einen, innerhalb der Laufzeit der Mitgliedschaft | Mitglieder, die unregelmäßig kommen |
| Off-Peak-Tarif | Zutritt nur im erlaubten Zeitfenster (zum Beispiel 08:00–16:00); außerhalb wird der Check-in abgelehnt | Entlastung der Auslastung im Studio |
| Quartalstarif | Tarif mit 90 Tagen Laufzeit, mit unbegrenzten oder begrenzten Eintritten, wie vom Studio gewählt | Mitglieder, die sich kürzer als ein Jahr binden wollen |
Preise und Zahlungen: Was Sie in 4gym erfassen
- Der Preis wird je Tarif festgelegt, in der Währung des Studios (zum Beispiel EUR); die Mitgliedschaft behält Preis und Regeln vom Tag der Anlage.
- Eine Zahlung wird von Hand erfasst: bar, Karte, Überweisung oder andere Zahlart, mit Betrag, Währung, Datum und Referenz.
- „Karte“ heißt nur, dass die Zahlung außerhalb von 4gym eingenommen wurde (am Kartenterminal des Studios): 4gym belastet die Karte nicht und stellt keine Rechnungen oder Kassenbelege aus.
- Eine falsch erfasste Zahlung wird mit Begründung storniert und bleibt im Verlauf; sie wird nicht gelöscht.
So verlängern Sie und halten Mitglieder
- Die Verlängerung ist ein Klick: Bei der ablaufenden Mitgliedschaft wählen Sie „Verlängern“. Die neue Mitgliedschaft beginnt standardmäßig am Tag nach dem Ablauf (oder heute, wenn sie schon abgelaufen ist).
- Eine Mitgliedschaft kann nur einmal verlängert werden; die nächste Verlängerung geht von der neuen Mitgliedschaft aus, nicht von der alten.
- Die Pause deckt Urlaub oder eine Verletzung ab, als Alternative zur Kündigung; beim Fortsetzen verschiebt sich das Ablaufdatum um die pausierten Tage.
- Rufen Sie Mitglieder an, die drei Wochen nicht da waren, vor dem Ablauf — den Anruf machen Sie selbst, 4gym versendet keine Nachrichten.
- Bei Kursen bucht der Empfang den Platz für das Mitglied; ist der Kurs voll, kommt das Mitglied auf die Warteliste und rückt automatisch nach, sobald ein Platz frei wird.
Häufige Fehler
- Erst am Ablauftag über die Verlängerung sprechen, wenn das Mitglied schon weg ist.
- Keine Pause anbieten, sodass das Mitglied kündigt statt zu pausieren.
- Nur Monatstarife verkaufen und im Sommer keinen planbaren Umsatz haben.
- Annehmen, eine Zahlung verlängere die Mitgliedschaft: In 4gym legt das Erfassen einer Zahlung keine Mitgliedschaft an und verlängert sie nicht — die Verlängerung erfolgt getrennt.
So hilft 4gym
- Tarife mit Laufzeit, Preis, Währung, Eintritten und erlaubtem Zeitfenster, bei jeder angelegten Mitgliedschaft mitkopiert.
- Pausieren und Fortsetzen, wobei sich das Ablaufdatum automatisch um die pausierten Tage verschiebt.
- Manuelle Verlängerung: Ein Klick legt aus demselben Tarif eine neue Mitgliedschaft an, der Verlauf bleibt erhalten.
- Manuelles, nicht steuerrelevantes Zahlungsregister mit Stornierung samt Begründung und dem Monatsumsatz je Währung in der Übersicht.
- Was es nicht tut: Es verlängert und belastet nicht automatisch, speichert keine Karten und versendet keine Ablaufnachrichten.