Zutrittskontrolle • Empfang
Zutrittskontrolle im Fitnessstudio: manueller Check-in und Gültigkeitsprüfung
Zutrittskontrolle ist mehr als eine physische Schranke: Hier wird die Mitgliedschaft überprüfbar, und hier entstehen die Anwesenheitsdaten des Studios. In 4gym wählt der Empfang das Mitglied aus, und das System prüft die Mitgliedschaft, bevor es den Eintritt erfasst; eine Anbindung an Karten, QR-Codes oder Drehkreuze gibt es nicht. Hier sehen Sie, was 4gym prüft, wie Sie mit pausierten oder abgelaufenen Mitgliedschaften umgehen und warum ein Drehkreuz eine eigene Entscheidung bleibt.
So funktioniert es (Kurzantwort)
- Das Mitglied kommt zum Empfang, und das Personal sucht es im Panel, nach Name oder Mitgliedsnummer.
- Das Personal wählt den Standort und startet den Check-in; hat das Mitglied mehrere Mitgliedschaften, wählt 4gym die passende aus oder Sie geben sie an.
- 4gym prüft Status der Mitgliedschaft, Standort, erlaubtes Zeitfenster und verbleibende Eintritte.
- Erlauben die Regeln es, wird der Eintritt als Anwesenheit erfasst; bei Mitgliedschaften mit begrenzten Eintritten wird einer verbraucht.
- Andernfalls wird der Check-in mit Begründung abgelehnt; beim Verlassen erfasst das Personal den Check-out, und der Besuch ist abgeschlossen.
Was 4gym beim Check-in prüft
Die Prüfungen bei jedem Check-in
| Prüfung | Was 4gym tut | Was Sie am Empfang tun |
|---|---|---|
| Status der Mitgliedschaft | Eine aktive Mitgliedschaft erlaubt den Eintritt; eine abgelaufene, pausierte oder gekündigte wird abgelehnt | Sie verlängern, setzen die Pause fort oder legen eine neue Mitgliedschaft an |
| Standort | Mitglied und Standort müssen aktiv sein; eine an einen anderen Standort gebundene Mitgliedschaft wird abgelehnt | Sie wählen den richtigen Standort oder prüfen die Mitgliedschaft |
| Zeitfenster | Hat der Tarif ein erlaubtes Zeitfenster (zum Beispiel 08:00–16:00), wird ein Eintritt außerhalb abgelehnt, nach Ortszeit des Standorts | Sie erklären die Regel oder schlagen eine andere Mitgliedschaft vor |
| Eintritte und offener Besuch | Ohne verbleibende Eintritte oder bei bereits offenem Besuch wird der Check-in abgelehnt | Sie erfassen den Check-out oder verlängern die Mitgliedschaft |
Mitglieder mit pausierter oder abgelaufener Mitgliedschaft
- Abgelaufen: Lehnen Sie den Check-in ab und bieten Sie die Verlängerung an. „Verlängern“ legt aus demselben Tarif eine neue Mitgliedschaft an, danach wiederholen Sie den Check-in; die Zahlung erfassen Sie getrennt im Register.
- Pausiert: Die Mitgliedschaft erlaubt keinen Eintritt, bis sie fortgesetzt wird. Nach „Fortsetzen“ verschiebt sich das Ablaufdatum um die pausierten Tage.
- Keine Eintritte mehr: Ist die Karte aufgebraucht, verlängern Sie oder legen eine neue Mitgliedschaft an.
- Gekündigte Mitgliedschaft oder inaktives Mitglied: Der Check-in bleibt abgelehnt; klären Sie die Lage mit dem Mitglied, bevor Sie eine neue Mitgliedschaft anlegen.
Was Sie aus dem Besuchsverlauf gewinnen
- Sie sehen, wie viele Check-ins heute erfasst wurden und wie viele Mitglieder gerade im Studio sind; die Zahl der Anwesenden hängt von den vom Empfang erfassten Check-outs ab, nicht von Sensoren.
- Sie behalten den Verlauf jedes Besuchs mit Ein- und Austrittszeit, um Diskussionen über verbrauchte Eintritte zu klären.
- In Tarifen mit erweiterten Berichten zeigt der Zeitraumbericht die Zahl der Check-ins zwischen zwei Daten.
- Aus den Eintrittszeiten gewinnen Sie einen Eindruck von den stark besuchten Zeiten und entscheiden, ob Sie einen Kurs verschieben oder einen Trainer ergänzen.
Drehkreuz, Karte oder QR-Code: eine eigene Entscheidung
- 4gym ist nicht mit Drehkreuzen, Kartenlesern, QR-Scannern oder Schlössern verbunden: Ein Check-in ist eine Erfassung durch das Personal.
- Ein Drehkreuz ist eine separate Anschaffung, mit eigener Steuerung und einem Anbieter, der für die Anbindung verantwortlich ist; lassen Sie sich vor dem Kauf einen Test mit Ihrer Software zeigen.
- Auch mit installiertem Drehkreuz liest die Schranke keine Mitgliedschaften aus 4gym — die beiden Systeme bleiben getrennt.
- Für ein Studio ohne Personal am Empfang oder mit Rund-um-die-Uhr-Öffnung ist 4gym nicht die Lösung: Ein Check-in braucht eine Person, die ihn erfasst.
DSGVO für das Besuchsprotokoll
- Das Besuchsprotokoll ist ein personenbezogenes Datum: Es braucht eine Rechtsgrundlage und eine festgelegte Speicherfrist.
- Übliche Grundlage ist die Erfüllung des Mitgliedsvertrags, nicht die Einwilligung.
- Gesundheitsdaten erfordern eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung. 4gym hat keine Felder dafür — tragen Sie sie nicht ins Notizfeld des Mitglieds ein.
- Biometrische Daten (Fingerabdruck, Gesicht) unterliegen strengen Regeln. 4gym erhebt sie nicht: Das Personal identifiziert das Mitglied nach Name oder Nummer.
- Geben Sie jedem Kollegen nur die Rechte, die er braucht: 4gym nutzt Team-Konten mit Rollen und Berechtigungen.
Häufige Fehler
- Die Schranke öffnen, ohne in 4gym einen Check-in zu machen: Der Eintritt fehlt im Verlauf, und die Eintritte des Mitglieds werden nicht verbraucht.
- Den Check-out vergessen: Das Mitglied bleibt „im Studio“, und der nächste Check-in wird abgelehnt.
- Das Zeitfenster beim Off-Peak-Tarif nicht festlegen, sodass die Regel keinerlei Wirkung hat.
- Ein Drehkreuz kaufen in der Annahme, es lasse sich an 4gym anbinden, ohne vom Anbieter einen Nachweis der Anbindung zu verlangen.
So hilft 4gym
- Geprüfter Check-in: aktives Mitglied und aktiver Standort, gültige Mitgliedschaft, erlaubtes Zeitfenster und verbleibende Eintritte.
- Eine klare Ablehnung bei abgelaufenen, pausierten oder gekündigten Mitgliedschaften, ohne Eintritte, außerhalb der erlaubten Zeiten oder bei bereits offenem Besuch.
- Manueller Check-out, Besuchsverlauf und Zahl der Mitglieder im Studio, in der Übersicht.
- Eintritte werden nur bei Mitgliedschaften mit begrenzten Eintritten verbraucht; eine Kursbuchung verbraucht keinen Eintritt, nur der Check-in.