O check-in valida a mensalidade, não a memória da receção
Às 18:30 a receção tem fila, um telefone a tocar e um sócio novo para inscrever. Nesse momento ninguém confirma se a mensalidade de quem entra ainda é válida. O 4gym.net faz essa verificação no próprio check-in: o cartão ou o código QR é lido na receção, o sistema consulta a base de mensalidades e confirma o acesso só se estiver tudo em ordem. Se não estiver, o ecrã diz claramente porquê — mensalidade expirada, suspensa ou fora do horário permitido — e o rececionista resolve o assunto na hora, sem procurar em folhas. A receção fica livre para vender, não para controlar.
Cartão ou código QR: escolhe o que serve o seu ginásio
Num ginásio de bairro, o cartão de sócio é a solução mais simples. Para os sócios que se esquecem de tudo, o código QR na conta web, aberto no telemóvel, resolve o problema de vez. O 4gym.net aceita as duas formas em paralelo, no mesmo balcão de receção. Emite um cartão novo em segundos, bloqueia-o de imediato se tiver sido perdido e associa-o a outro sócio sem mudar nada na forma de trabalhar da receção.
Lotação e check-ins em tempo real
Nas horas de ponta, saber quantas pessoas estão a treinar não é um pormenor: é a diferença entre um ginásio agradável e um ginásio sobrelotado. Com o check-in ligado às mensalidades, o sistema diz-lhe a cada momento quantos sócios fizeram check-in, respeita a lotação máxima definida e alerta para os check-ins recusados repetidamente. Há um limite honesto: não existe integração com hardware de controlo de acessos, a entrada é validada pelo check-in na receção, pelo que o ginásio precisa de alguém ao balcão durante o horário de funcionamento.
O registo de presenças: os dados do check-in mostram os abandonos
Cada check-in fica guardado com data e hora. Deste registo tira conclusões que nenhum outro registo lhe dá: quais são as suas horas de ponta reais, em que dias os sócios vêm mais e, sobretudo, quem não aparece há três semanas. Um sócio que deixa de fazer check-in é uma mensalidade que não vai ser renovada; se o identificar a tempo, pode contactá-lo antes de decidir desistir. Os dados de presença são dados pessoais, por isso guardam-se em segurança, apenas o tempo necessário e com acesso limitado por perfis, de acordo com o RGPD.
