Juhend • Jõusaali haldamine
Jõusaali haldamise juhend
Jõusaali haldamine toimub nelja registri põhjal: kellel on kehtiv abonement, kes on sisse tulnud, kes hõivab rühmatreeningutes kohti ja kui palju sel kuul laekus. Kui need jäävad eraldi, Exceli tabeli ja vihiku vahele, ei klapi need neli kunagi. See jõusaali haldamise juhend näitab, mida kontrolli all hoida, milliseid numbreid kuust kuusse jälgida ja mida saad 4gym-iga teha.
Kuidas jõusaali hallata (lühike vastus)
- Hoia liikmeid ja abonemente ühes arhiivis, aegumiskuupäev nähtav registratuuris.
- Kontrolli abonementi igal sisenemisel: registratuuris teeb personal sisseregistreerimise ja 4gym kontrollib olekut, kellaaega ja järelejäänud külastuskordi.
- Planeeri rühmatreeningud piiratud kohtade ja ootenimekirjaga, et spinningusaal ei läheks kunagi üle broneeritud.
- Planeeri personaaltreening individuaaltreeningutena koos treeneri, koha ja kellaajaga; 4gym lükkab sama treeneri kattuvuse tagasi.
- Pane laekumised kirja registrisse ning kontrolli igal kuul valuutade kaupa tulu ja lõppevate abonementide arvu.
Olulisemad moodulid
- Abonemendid ja liikmed: tüübid kestuse, hinna, külastuskordade ja lubatud kellaajaga; peatamine, jätkamine ja käsitsi pikendamine.
- Registratuur: personali kirja pandud sisse- ja väljaregistreerimine, abonemendi kontrollimine igal sisenemisel.
- Rühmatreeningud: aeroobika, spinning, jooga või HIIT piiratud mahutavuse ja ootenimekirjaga; broneeringu sisestab personal.
- Treenerid ja personaaltreening: jõusaali treenerid, individuaaltreeningud ja sama treeneri kattuvuste tagasilükkamine.
- Laekumised: käsitsi peetav mittefiskaalne register makseviisi (sularaha, kaart, ülekanne või muu) ja valuuta järgi, põhjendatud tühistamisega.
- Ülevaade ja aruanded: liikmed, aktiivsed ja lõppevad abonemendid, tänased sisseregistreerimised, kuu tulu valuutade kaupa; kuupäevavahemiku aruanne täiustatud aruandlusega pakettides.
Tabel: Exceli tabelid ja paber vs. spetsiaalne jõusaali tarkvara
Paljud klubid alustavad liikmete tabeliga, vihikuga registratuuris ja vestlusgrupiga rühmatreeningute jaoks. Tabel võrdleb killustatud lähenemist spetsiaalse tarkvaraga igapäevaselt korduvates toimingutes.
Eraldi tööriistad vs. spetsiaalne jõusaali tarkvara
| Toiming | Exceli tabelid ja paber | Spetsiaalne jõusaali tarkvara |
|---|---|---|
| Abonemendid | Nimekiri tabelis, aegumisi kontrollitakse käsitsi | Aegumine ja järelejäänud külastuskorrad arvutatakse valitud tüübi järgi |
| Sisenemine jõusaali | Registratuur otsib nime nimekirjast | Registratuur valib liikme ja 4gym kontrollib abonementi enne sisenemise kirjapanekut |
| Rühmatreeningud | Kohad broneeritakse vestluses, üle broneerimisega | Piiratud kohad ja ootenimekiri, esimese ootaja automaatse edutamisega |
| Laekumised | Kirjutatud vihikusse või eraldi faili | Käsitsi peetav mittefiskaalne register põhjendatud tühistamisega |
| Kuu tulu | Hinnatakse kontoväljavõttest | Kuu tulu valuutade kaupa, kirja pandud laekumistest |
Kuidas määrad abonemendi tüübid
- Igal tüübil on nimi, kestus päevades, hind ja valuuta; külastuskorrad võivad olla piiramatud või piiratud.
- Piiratud külastuskordadega tüübi (näiteks 10) puhul kulutab iga sisseregistreerimine ühe külastuskorra; treeningu broneerimine ei kuluta ühtegi.
- Lubatud kellaaeg (näiteks 08:00–16:00) loob hõredama aja abonemendi; väljaspool seda aega sisenemine lükatakse tagasi.
- Tüübi reeglid kopeeritakse abonemendile loomise hetkel: kui tüüpi hiljem muudad, jäävad juba loodud abonemendid endiseks.
Tipptunnid ja hooajalisus
- Ajavahemik 18:00–21:00 on linnajõusaalides tavaliselt külastajate tipp.
- Koonda suurimad rühmatreeningud ja lisatreenerid just sellesse ajavahemikku.
- Jaanuar ja september toovad tavaliselt liitumiste laineid; juuli ja august on nõrgad kuud.
- Ülevaade näitab, mitu liiget on praegu saalis ja mitu sisseregistreerimist on tänaseks tehtud; saalis olijate arv sõltub registratuuri kirja pandud väljumistest.
Liikmete hoidmine: kus liikmeid kaotad
- Loobumine paistab hilja: tavaliselt alles siis, kui abonement lõpeb ja seda ei pikendata.
- Liikmel, keda pole kolm nädalat nähtud, on väike tõenäosus pikendada.
- Võta liikmega ühendust enne lõppemist, mitte pärast: ülevaade näitab, mitu abonementi peagi lõpeb. Kõne teed sina — 4gym ei saada sõnumeid.
- Paku puhkuse ajaks või pärast vigastust abonemendi peatamist alternatiivina lõpetamisele; jätkamisel nihkub lõppkuupäev peatatud päevade võrra.
GDPR: milliseid andmeid liikmete kohta säilitad
- Külastuste register (kes ja millal sisse tuli) sisaldab isikuandmeid: määra säilitamisaeg ja piira ligipääsu rollide järgi — 4gym-il on meeskonna kontod rollide ja õigustega.
- 4gym säilitab liikme kohta ainult põhiandmed: nimi, e-post, telefon, liikmekood ja märkmed. Terviseandmete jaoks välju pole, seega ära kirjuta neid märkmete välja.
- Jõusaali kaamerad tuleb selgelt märgistada ja salvestisi säilitada piiratud aja.
- Liige võib küsida oma andmete koopiat ja nende kustutamist abonemendi lõppedes; valmista klubi kord ette õigel ajal.
Sagedased vead
- Abonementide müümine ilma sisenemisel kehtivust kontrollimata — liikmed käivad nädalaid pärast lõppemist edasi.
- Rühmatreeningute avamine ilma piiratud kohtadeta ja 30 inimese saamine 20 spinningurattale.
- Kohaloleku mittejälgimine, nii et loobumine selgub alles siis, kui liige lõpetab maksmise.
- Laekumiste hoidmine abonementidest eraldi failis ja enam mitte teadmine, kes mis perioodi eest maksis.
Kuidas 4gym aitab
- Liikmed, abonemendid, rühmatreeningud, treenerid, registratuur ja käsitsi laekumised ühes haldusliideses, personali poolt sisestatud ühe korra.
- Sisseregistreerimisel kontrollib 4gym abonemendi olekut, asukohta, kellaaega ja järelejäänud külastuskordi ning lükkab tagasi lõppenud, peatatud või külastuskordadeta abonemendi.
- Piiratud kohtadega rühmatreeningud ja ootenimekiri, mis edutab koha vabanemisel järjekorra esimese liikme automaatselt.
- Ülevaade aktiivsete ja lõppevate abonementidega, tänaste sisseregistreerimistega ja kuu tuluga valuutade kaupa; kuupäevavahemiku aruanne täiustatud aruandlusega pakettides.
- Mis jääb 4gym-ist välja: see ei väljasta arveid ega fiskaalkviitungeid (arvelduseks on olemas 4invoices, eraldi toode), ei debiteeri kaarte, ei saada liikmetele sõnumeid ega ühendu turnikeedega.