Vodič • Upravljanje teretanom
Vodič kroz upravljanje teretanom
Teretana se vodi kroz četiri evidencije: tko ima valjanu članarinu, tko je ušao, tko zauzima mjesta na grupnim treninzima i koliko je naplaćeno ovaj mjesec. Ako su razdvojene, negdje između Excel tablice i bilježnice, ta se četiri popisa nikad ne poklope. Ovaj vodič kroz upravljanje teretanom pokazuje što držati pod kontrolom, koje brojke pratiti iz mjeseca u mjesec i što možete učiniti s 4gymom.
Kako se vodi teretana (kratak odgovor)
- Članove i članarine vodite u jednoj evidenciji, s istekom vidljivim na recepciji.
- Provjerite članarinu pri svakom ulasku: na recepciji osoblje radi check-in, a 4gym provjerava status, vremenski termin i preostale ulaske.
- Grupne treninge planirajte s ograničenim brojem mjesta i listom čekanja, kako dvorana za spinning nikad ne bi bila prekapacitirana.
- Osobni trening planirajte kao individualne termine, s trenerom, mjestom i vremenom; 4gym odbija preklapanje istog trenera.
- Uplate evidentirajte u evidenciji i svaki mjesec provjerite prihod po valuti i broj članarina koje uskoro istječu.
Osnovni moduli
- Članarine i članovi: vrste članarina s trajanjem, cijenom, ulascima i dopuštenim vremenskim terminom; zamrzavanje, nastavak i ručno produljenje.
- Recepcija: check-in i check-out koje upisuje osoblje, uz provjeru članarine pri svakom ulasku.
- Grupni treninzi: aerobik, spinning, joga ili HIIT, s ograničenim kapacitetom i listom čekanja; rezervaciju unosi osoblje.
- Treneri i osobni treninzi: treneri teretane, individualni termini i odbijanje preklapanja istog trenera.
- Uplate: ručna i nefiskalna evidencija, po načinu plaćanja (gotovina, kartica, virman ili drugo) i valuti, uz obrazloženo storniranje.
- Pregled i izvješća: članovi, aktivne članarine i one koje uskoro istječu, današnji ulasci, prihod mjeseca po valuti; izvješće za razdoblje na paketima s naprednim izvješćivanjem.
Tablica: Excel i papir u odnosu na namjenski softver za teretane
Mnogi klubovi počinju s tablicom članova, bilježnicom na recepciji i chat grupom za treninge. Tablica uspoređuje rascjepkani pristup s namjenskim softverom, na poslovima koji se ponavljaju svaki dan.
Odvojeni alati u odnosu na namjenski softver za teretane
| Operacija | Excel i papir | Namjenski softver za teretane |
|---|---|---|
| Članarine | Popis u tablici, istek se provjerava ručno | Istek i preostali ulasci izračunavaju se prema odabranoj vrsti članarine |
| Ulazak u teretanu | Recepcija traži ime na popisu | Recepcija odabire člana, a 4gym provjerava članarinu prije nego što upiše ulazak |
| Grupni treninzi | Mjesta se rezerviraju u chatu, uz prekapacitiranje | Ograničen broj mjesta i lista čekanja, s automatskim promaknućem prvog u redu |
| Uplate | Zapisane u bilježnicu ili u zasebnu datoteku | Ručna i nefiskalna evidencija, uz obrazloženo storniranje |
| Prihod mjeseca | Procjenjuje se iz bankovnog izvoda | Prihod mjeseca po valuti, iz evidentiranih uplata |
Kako definirate vrste članarina
- Svaka vrsta ima naziv, trajanje u danima, cijenu i valutu; ulasci mogu biti neograničeni ili ograničeni.
- Kod vrste s ograničenim ulascima (na primjer 10) svaki check-in troši jedan ulazak; rezervacija treninga ne troši nijedan.
- Dopušteni vremenski termin (na primjer 08:00–16:00) stvara članarinu izvan vršnih sati; ulazak izvan termina se odbija.
- Pravila vrste kopiraju se u članarinu pri stvaranju: ako kasnije izmijenite vrstu, već stvorene članarine ostaju kakve su bile.
Vršni sati i sezonalnost
- Termin 18:00–21:00 obično je vrhunac posjećenosti u gradskim teretanama.
- Najveće treninge i dodatne trenere koncentrirajte upravo u tom terminu.
- Siječanj i rujan obično donose valove upisa; srpanj i kolovoz su slabi mjeseci.
- Pregled prikazuje koliko je članova trenutačno u dvorani i koliko je check-inova evidentirano danas; broj prisutnih ovisi o izlascima koje upisuje recepcija.
Zadržavanje: gdje gubite članove
- Odustajanje se vidi kasno: obično tek kad članarina istekne i ne produlji se.
- Član kojeg nema tri tjedna rijetko će produljiti članarinu.
- Javite se članu prije isteka, a ne poslije: pregled prikazuje koliko članarina uskoro istječe. Poziv obavljate vi — 4gym ne šalje poruke.
- Ponudite zamrzavanje članarine za odmor ili nakon ozljede, kao alternativu otkazu; pri nastavku se istek pomiče za zamrznute dane.
GDPR: koje podatke o članovima čuvate
- Evidencija posjeta (tko je ušao i kada) sadrži osobne podatke: odredite rok čuvanja i ograničite pristup po ulogama — 4gym ima račune tima s ulogama i dopuštenjima.
- 4gym čuva samo osnovne podatke o članu: ime, e-mail, telefon, šifru člana i bilješke. Nema polja za zdravstvene podatke, zato ih ne upisujte u polje za bilješke.
- Kamere u teretani treba jasno označiti, a snimke čuvati ograničeno vrijeme.
- Član može zatražiti kopiju svojih podataka i njihovo brisanje nakon završetka članarine; pravodobno pripremite postupak kluba.
Česte pogreške
- Prodavati članarine bez provjere valjanosti pri ulasku — članovi tjednima nastavljaju ulaziti nakon isteka.
- Otvarati grupne treninge bez ograničenog broja mjesta i naći se s 30 ljudi na 20 bicikala za spinning.
- Ne pratiti dolaske, pa odustajanje otkrijete tek kad član prestane plaćati.
- Uplate voditi u datoteci odvojenoj od članarina i više ne znati tko je platio koje razdoblje.
Kako vam pomaže 4gym
- Članovi, članarine, treninzi, treneri, recepcija i ručne uplate u jednom panelu, koje osoblje unosi samo jednom.
- Pri check-inu 4gym provjerava status članarine, lokaciju, vremenski termin i preostale ulaske te odbija isteklu, zamrznutu članarinu ili onu bez ulazaka.
- Grupni treninzi s ograničenim brojem mjesta i listom čekanja koja automatski promiče prvog u redu kad se oslobodi mjesto.
- Pregled s aktivnim članarinama i onima koje uskoro istječu, današnjim ulascima i prihodom mjeseca po valuti; izvješće za razdoblje na paketima s naprednim izvješćivanjem.
- Što ostaje izvan 4gyma: ne izdaje račune ni fiskalne račune (za izdavanje računa postoji 4invoices, zaseban proizvod), ne tereti kartice, ne šalje poruke članovima i ne povezuje se s okretnicama.