Ceļvedis • Sporta kluba pārvaldība
Sporta kluba pārvaldības ceļvedis
Sporta klubs turas uz četriem reģistriem: kam ir derīgs abonements, kurš ir bijis klubā, kurš ir rezervējis vietas grupu nodarbībās un cik šomēnes saņemts maksājumos. Ja tie tiek glabāti atsevišķi, starp Excel tabulu un burtnīcu, tie nekad nesakrīt. Šis sporta kluba pārvaldības ceļvedis parāda, kas jāseko, kādus rādītājus skatīt mēnesi pēc mēneša un ko varat darīt ar 4gym.
Kā pārvaldīt sporta klubu (īsa atbilde)
- Glabājiet biedrus un abonementus vienā failā tā, lai beigu datums būtu redzams pie reģistratūras.
- Pārbaudiet abonementu katrā apmeklējumā: pie reģistratūras personāls reģistrē ienākšanu, un 4gym pārbauda statusu, laika logu un atlikušos apmeklējumus.
- Plānojiet grupu nodarbības ar ierobežotu vietu skaitu un gaidīšanas rindu, lai spininga zāle nekad netiktu pārrezervēta.
- Plānojiet personālos treniņus kā individuālas nodarbības ar treneri, vietu un laiku; 4gym noraida pārklāšanos tam pašam trenerim.
- Ierakstiet maksājumus reģistrā un katru mēnesi pārbaudiet ieņēmumus pa valūtām un drīz beidzamo abonementu skaitu.
Būtiskākās sastāvdaļas
- Abonementi un biedri: veidi ar ilgumu, cenu, apmeklējumiem un atļauto laika logu; iesaldēšana, atsākšana un manuāla pagarināšana.
- Reģistratūra: ienākšanas un iziešanas reģistrācija, ko ieraksta personāls, ar abonementa pārbaudi katrā apmeklējumā.
- Grupu nodarbības: aerobika, spinings, joga vai HIIT, ar ierobežotu ietilpību un gaidīšanas rindu; rezervāciju ievada personāls.
- Treneri un personālie treniņi: kluba treneri, individuālās nodarbības un pārklāšanās noraidīšana tam pašam trenerim.
- Maksājumi: manuāls, nefiskāls reģistrs pēc veida (skaidra nauda, karte, bankas pārskaitījums vai cits) un valūtas, anulēšana ar iemeslu.
- Pārskats un atskaites: biedri, aktīvie un drīz beidzamie abonementi, šodienas apmeklējumi, mēneša ieņēmumi pa valūtām; perioda atskaite abonementos ar paplašinātu atskaitīšanos.
Tabula: Excel tabulas un papīrs pret sporta klubiem veidotu programmatūru
Daudzi klubi sāk ar biedru sarakstu, reģistratūras burtnīcu un nodarbību sarunu grupu. Tabula salīdzina sadrumstalotu pieeju ar specializētu programmatūru darbībās, kas atkārtojas katru dienu.
Atsevišķi rīki pret sporta klubiem veidotu programmatūru
| Darbība | Excel tabulas un papīrs | Sporta klubiem veidota programmatūra |
|---|---|---|
| Abonementi | Saraksts tabulā, beigu datumi tiek pārbaudīti manuāli | Beigu datums un atlikušie apmeklējumi tiek aprēķināti pēc izvēlētā veida |
| Piekļuve klubam | Reģistratūra meklē vārdu sarakstā | Reģistratūra izvēlas biedru, un 4gym pārbauda abonementu, pirms apmeklējums tiek ierakstīts |
| Grupu nodarbības | Vietas tiek rezervētas sarunā, ar pārrezervācijām | Ierobežotas vietas un gaidīšanas rinda, kurā pirmais virzās uz priekšu automātiski |
| Maksājumi | Atzīmēti burtnīcā vai atsevišķā failā | Manuāls, nefiskāls reģistrs ar pamatotu anulēšanu |
| Mēneša ieņēmumi | Novērtēti pēc konta izraksta | Mēneša ieņēmumi pa valūtām no ierakstītajiem maksājumiem |
Kā iestatīt abonementu veidus
- Katram veidam ir nosaukums, ilgums dienās, cena un valūta; apmeklējumi var būt neierobežoti vai ierobežoti.
- Veidam ar ierobežotu apmeklējumu skaitu (piemēram, 10) katra reģistrācija izlieto vienu apmeklējumu; nodarbības rezervēšana neizlieto nevienu.
- Atļautais laika logs (piemēram, 08:00–16:00) veido dienas abonementu; ieeja ārpus loga tiek noraidīta.
- Veida noteikumi tiek nokopēti abonementā, to izveidojot: ja veidu vēlāk mainīsiet, jau izveidotie abonementi paliek nemainīti.
Noslodzes stundas un sezonalitāte
- No 18:00 līdz 21:00 pilsētas sporta klubos parasti ir visnoslogotākais laiks.
- Koncentrējiet lielākās nodarbības un papildu trenerus tieši šajā logā.
- Janvāris un septembris parasti atnes jaunu pieteikumu vilni; jūlijs un augusts ir vāji mēneši.
- Pārskats rāda, cik biedru šobrīd ir iekšā un cik šodien reģistrāciju ierakstīts; klātesošo skaits ir atkarīgs no tā, vai reģistratūra ieraksta arī aiziešanu.
Biedru noturība: kur jūs zaudējat biedrus
- Atteikšanos pamanāt vēlu: parasti tikai tad, kad abonements beidzas un netiek pagarināts.
- Biedrs, kuru nav redzēts trīs nedēļas, diez vai pagarinās.
- Sazinieties ar biedru pirms beigām, nevis pēc tām: pārskats rāda, cik abonementu drīz beigsies. Zvanu veicat paši — 4gym ziņojumus nesūta.
- Piedāvājiet abonementa iesaldēšanu atvaļinājumam vai pēc traumas kā alternatīvu atteikšanai; atsākot beigu datums pārvietojas par iesaldēto dienu skaitu.
VDAR: kādus datus par biedriem glabājat
- Apmeklējumu reģistrs (kas bija iekšā un kad) satur personas datus: nosakiet glabāšanas termiņu un ierobežojiet piekļuvi pēc lomām — 4gym ir komandas konti ar lomām un tiesībām.
- 4gym par biedru saglabā tikai pamatdatus: vārdu, e-pasta adresi, tālruņa numuru, biedra kodu un piezīmes. Veselības datiem laukumu nav, tāpēc neierakstiet tos piezīmju laukā.
- Kluba kameras jāmarķē skaidri, un ierakstus drīkst glabāt tikai ierobežotu laiku.
- Biedrs var pieprasīt savu datu kopiju un pēc abonementa beigām — dzēšanu; sagatavojiet kluba procedūru savlaicīgi.
Biežākās kļūdas
- Abonementu pārdod, neapskatot derīgumu pie ieejas — biedri turpina nākt nedēļām pēc beigām.
- Grupu nodarbības atver bez ierobežota vietu skaita, un tad 30 cilvēki ir uz 20 spininga velosipēdiem.
- Apmeklējums netiek sekots, un atteikšanos pamana tikai tad, kad biedrs pārtrauc maksāt.
- Maksājumus glabā atsevišķā failā, nošķirti no abonementiem, un vairs nav zināms, kurš par kuru periodu ir samaksājis.
Kā palīdz 4gym
- Biedri, abonementi, nodarbības, treneri, reģistratūra un manuāli maksājumi vienā panelī, ko personāls ievada vienreiz.
- Reģistrācijā 4gym pārbauda abonementa statusu, vietu, laika logu un atlikušos apmeklējumus un noraida beigušos vai iesaldētu abonementu vai abonementu bez apmeklējumiem.
- Grupu nodarbības ar ierobežotu vietu skaitu un gaidīšanas rinda, kas automātiski pārceļ rindā pirmo biedru, kad vieta atbrīvojas.
- Pārskats par aktīvajiem un drīz beidzamajiem abonementiem, šodienas apmeklējumiem un mēneša ieņēmumiem pa valūtām; perioda atskaite abonementos ar paplašinātu atskaitīšanos.
- Kas paliek ārpus 4gym: tas neizraksta rēķinus un fiskālos čekus (rēķiniem ir 4invoices, atsevišķs produkts), nedebitē kartes, nesūta ziņojumus biedriem un nav savienots ar turniketiem.