Control de acceso al gimnasio: check-in manual y validación de la cuota

Cómo funciona (respuesta corta)

1. El socio llega a recepción y el personal lo busca en el panel, por nombre o código de socio.
2. El personal elige la sede y pulsa check-in; si el socio tiene varias cuotas, 4gym elige la adecuada o la indicas tú.
3. 4gym comprueba el estado de la cuota, la sede, la franja horaria permitida y las entradas restantes.
4. Si las reglas lo permiten, la entrada se registra como asistencia; en las cuotas con entradas limitadas se consume una.
5. Si no, el check-in se rechaza indicando el motivo; a la salida, el personal registra el check-out y la visita se cierra.

Qué comprueba 4gym en el check-in

Las comprobaciones de cada check-in

Socios con la cuota en pausa o vencida

• Vencida: rechazas el check-in y propones la renovación. «Renovar» crea una cuota nueva del mismo tipo y luego repites el check-in; el pago lo registras aparte en el registro de cobros.
• En pausa: la cuota no permite la entrada hasta que se reanude. Tras «Reanudar», el vencimiento se retrasa tantos días como haya durado la pausa.
• Sin entradas: si el bono se ha agotado, renuevas o creas una cuota nueva.
• Cuota cancelada o socio inactivo: el check-in sigue rechazado; aclara la situación con el socio antes de crear una cuota nueva.

Qué ganas con el historial de visitas

• Ves cuántos check-ins se han registrado hoy y cuántos socios hay ahora dentro; la cifra de presentes depende de los check-outs que registre la recepción, no de sensores.
• Conservas el historial de cada visita, con hora de entrada y de salida, para aclarar cualquier duda sobre las entradas consumidas.
• En los planes con informes avanzados, el informe por intervalo muestra el número de asistencias entre dos fechas.
• A partir de las horas de entrada te haces una idea de las franjas con más afluencia y decides si mover una clase o añadir un entrenador.

Torno, tarjeta o código QR: una decisión aparte

• 4gym no se conecta a tornos, lectores de tarjetas, escáneres QR ni cerraduras: el check-in es un registro hecho por el personal.
• Un torno es una compra aparte, con su propio controlador y un proveedor que responde de la integración; pide una prueba con tu software antes de comprar.
• Aunque instales un torno, la barrera no lee las cuotas de 4gym: los dos sistemas siguen separados.
• Para un gimnasio sin personal en recepción o abierto día y noche, 4gym no es la solución: el check-in necesita una persona que lo registre.

RGPD para el registro de visitas

• El registro de visitas son datos personales: necesita una base jurídica y un plazo de conservación definido.
• La base habitual es la ejecución del contrato de la cuota, no el consentimiento.
• Los datos de salud exigen un consentimiento explícito y separado. 4gym no tiene campos para ellos: no los anotes en el campo de notas del socio.
• Los datos biométricos (huella, rostro) tienen un régimen estricto. 4gym no los recoge: el personal identifica al socio por nombre o código.
• Da a cada compañero solo los permisos que necesita: 4gym usa cuentas de equipo con roles y permisos.

Errores frecuentes

• Abrir la barrera sin hacer el check-in en 4gym: la entrada no aparece en el historial y las entradas del socio no se consumen.
• Olvidar registrar la salida: el socio sigue «dentro» y el siguiente check-in se rechaza.
• No fijar la franja horaria en el tipo de cuota para horas valle, de modo que la regla no tiene ningún efecto.
• Comprar un torno dando por supuesto que se conecta a 4gym, sin pedir al proveedor una prueba de la integración.

Cómo te ayuda 4gym

• Check-in validado: socio y sede activos, cuota vigente, franja horaria permitida y entradas restantes.
• Rechazo claro de cuotas vencidas, en pausa o canceladas, sin entradas, fuera de la franja permitida o con la visita ya abierta.
• Check-out manual, historial de visitas y número de socios dentro, en el resumen.
• Las entradas solo se consumen en cuotas con entradas limitadas; reservar una clase no consume una entrada, solo el check-in.