Cuotas • Renovaciones
Cuotas y renovaciones en el gimnasio: tipos, pausas y renovación manual
La cuota es el producto de un gimnasio; todo lo demás es un servicio que la sostiene. El ingreso real, sin embargo, no llega solo con la primera venta, sino también con la renovación. Aquí verás los tipos de cuota que puedes configurar, cómo se renueva a mano una cuota en 4gym y cómo usar la pausa como alternativa a la baja.
Cómo funciona una cuota (respuesta corta)
- Eliges el tipo de cuota del socio (duración, precio, entradas, franja horaria) y creas la cuota con una fecha de inicio.
- La cuota recibe la fecha de vencimiento, calculada a partir de la duración del tipo de cuota, y las entradas restantes si el tipo las limita.
- En cada entrada, la recepción registra el check-in y 4gym comprueba el estado de la cuota, la sede, la franja horaria y las entradas restantes.
- El cobro lo registras aparte, en el registro manual; por sí solo no crea ni prolonga una cuota.
- Al vencer, pulsas «Renovar»: 4gym crea una cuota nueva del mismo tipo y la anterior se queda en el historial.
Tipos de cuota
Tipos de cuota que puedes configurar en 4gym
| Tipo | Cómo funciona | Ideal para |
|---|---|---|
| Mensual | Tipo de 30 días, renovado a mano en cada vencimiento | Socios nuevos y de temporada |
| Anual | Tipo de 365 días, con un precio mensual equivalente más bajo que fija el club | Socios habituales |
| Bono de 10 entradas | Tipo con 10 entradas: cada check-in consume una, dentro de la duración de la cuota | Socios que vienen de forma irregular |
| Cuota en horas valle | Acceso solo dentro de la franja permitida (por ejemplo 08:00–16:00); fuera de ella se rechaza el check-in | Equilibrar la afluencia en el gimnasio |
| Trimestral | Tipo de 90 días, con entradas ilimitadas o limitadas, según decida el club | Socios que quieren un compromiso más corto que un año |
Precios y pagos: qué registras en 4gym
- El precio se fija por tipo de cuota, en la moneda del club (por ejemplo EUR); la cuota conserva el precio y las reglas del día en que se creó.
- El cobro se registra a mano: efectivo, tarjeta, transferencia u otro método, con importe, moneda, fecha y referencia.
- «Tarjeta» solo significa que el pago se cobró fuera de 4gym (en el datáfono del club): 4gym no carga la tarjeta ni emite facturas ni tickets fiscales.
- Un cobro introducido por error se anula con un motivo y permanece en el historial; no se borra.
Cómo renovar y cómo retener socios
- Renovar lleva un clic: en la cuota que vence, pulsa «Renovar». La cuota nueva empieza por defecto el día siguiente al vencimiento (u hoy, si ya venció).
- Una cuota solo puede renovarse una vez; la siguiente renovación parte de la cuota nueva, no de la anterior.
- La pausa cubre unas vacaciones o una lesión, como alternativa a la baja; al reanudar, el vencimiento se retrasa tantos días como haya durado la pausa.
- Llama a los socios que llevan tres semanas sin venir, antes del vencimiento: la llamada la haces tú, 4gym no envía mensajes.
- En las clases, la recepción reserva la plaza del socio; si la clase está llena, el socio pasa a la lista de espera y sube automáticamente cuando queda una plaza libre.
Errores frecuentes
- Esperar al día del vencimiento para hablar de la renovación, cuando el socio ya se ha ido.
- No ofrecer la pausa, de modo que el socio se da de baja en vez de suspender la cuota.
- Vender solo cuotas mensuales y quedarte sin ingresos previsibles en verano.
- Dar por hecho que el cobro prolonga la cuota: en 4gym, registrar un pago no crea ni prolonga una cuota por sí solo; la renovación se hace aparte.
Cómo te ayuda 4gym
- Tipos de cuota con duración, precio, moneda, entradas y franja horaria permitida, copiados en cada cuota que se crea.
- Pausa y reanudación, con el vencimiento desplazado automáticamente tantos días como haya durado la pausa.
- Renovación manual: un clic crea una cuota nueva del mismo tipo, con el historial conservado.
- Registro de cobros manual y no fiscal, con anulación motivada, e ingresos del mes por moneda en el resumen.
- Lo que no hace: no renueva ni cobra de forma automática, no guarda tarjetas y no envía mensajes de vencimiento.