Έλεγχος εισόδου • Ρεσεψιόν
Έλεγχος εισόδου στο γυμναστήριο: χειροκίνητο check-in και έλεγχος της συνδρομής
Ο έλεγχος εισόδου δεν είναι μόνο ένα φυσικό εμπόδιο: είναι το σημείο όπου η συνδρομή γίνεται ελέγξιμη και το γυμναστήριο συλλέγει στοιχεία παρουσίας. Στο 4gym η ρεσεψιόν επιλέγει το μέλος και το σύστημα ελέγχει τη συνδρομή πριν καταγραφεί η είσοδος· δεν υπάρχει σύνδεση με κάρτες, κωδικούς QR ή turnstile. Εδώ βλέπετε τι ελέγχει το 4gym, πώς χειρίζεστε μια παγωμένη ή ληγμένη συνδρομή και γιατί το turnstile παραμένει ξεχωριστή απόφαση.
Πώς λειτουργεί (σύντομη απάντηση)
- Το μέλος φτάνει στη ρεσεψιόν και το προσωπικό το αναζητά στον πίνακα ελέγχου, με όνομα ή κωδικό μέλους.
- Το προσωπικό επιλέγει τον χώρο και πατά check-in· αν το μέλος έχει περισσότερες συνδρομές, το 4gym επιλέγει την κατάλληλη ή την υποδεικνύετε εσείς.
- Το 4gym ελέγχει την κατάσταση της συνδρομής, τον χώρο, το επιτρεπόμενο ωράριο και τις εναπομείνασες εισόδους.
- Αν οι κανόνες το επιτρέπουν, η είσοδος καταγράφεται ως παρουσία· στις συνδρομές με περιορισμένες εισόδους αφαιρείται μία.
- Διαφορετικά το check-in απορρίπτεται με τον λόγο· κατά την αναχώρηση το προσωπικό καταγράφει το check-out και η επίσκεψη κλείνει.
Τι ελέγχει το 4gym στο check-in
Οι έλεγχοι σε κάθε check-in
| Έλεγχος | Τι κάνει το 4gym | Τι κάνετε εσείς στη ρεσεψιόν |
|---|---|---|
| Κατάσταση της συνδρομής | Μια ενεργή συνδρομή επιτρέπει την είσοδο· μια ληγμένη, παγωμένη ή ακυρωμένη απορρίπτεται | Ανανεώνετε, επανενεργοποιείτε μετά το πάγωμα ή δημιουργείτε νέα συνδρομή |
| Χώρος | Το μέλος και ο χώρος πρέπει να είναι ενεργά· μια συνδρομή που αφορά άλλον χώρο απορρίπτεται | Επιλέγετε τον σωστό χώρο ή ελέγχετε τη συνδρομή |
| Ωράριο | Αν ο τύπος έχει επιτρεπόμενο διάστημα (για παράδειγμα 08:00–16:00), η είσοδος εκτός διαστήματος απορρίπτεται, με βάση την τοπική ώρα του χώρου | Εξηγείτε τον κανόνα ή προτείνετε άλλη συνδρομή |
| Είσοδοι και ανοιχτή επίσκεψη | Χωρίς εναπομείνασες εισόδους, ή με επίσκεψη που είναι ήδη ανοιχτή, το check-in απορρίπτεται | Καταγράφετε την αναχώρηση ή ανανεώνετε τη συνδρομή |
Μέλη με παγωμένη ή ληγμένη συνδρομή
- Ληγμένη: απορρίπτετε το check-in και προτείνετε ανανέωση. Η «Ανανέωση» δημιουργεί νέα συνδρομή του ίδιου τύπου, μετά επαναλαμβάνετε το check-in· την πληρωμή την καταχωρίζετε ξεχωριστά στο μητρώο.
- Παγωμένη: η συνδρομή δεν επιτρέπει είσοδο μέχρι να επανενεργοποιηθεί. Μετά την «Επανενεργοποίηση» η ημερομηνία λήξης μετατίθεται κατά τις ημέρες του παγώματος.
- Χωρίς εισόδους: αν η κάρτα εισόδων τελείωσε, ανανεώνετε ή δημιουργείτε νέα συνδρομή.
- Ακυρωμένη συνδρομή ή ανενεργό μέλος: το check-in παραμένει απορριπτέο· ξεκαθαρίστε την κατάσταση με το μέλος πριν δημιουργήσετε νέα συνδρομή.
Τι αντλείτε από το ιστορικό επισκέψεων
- Βλέπετε πόσα check-in έχουν καταγραφεί σήμερα και πόσα μέλη βρίσκονται τώρα μέσα· ο αριθμός των παρόντων εξαρτάται από τις αναχωρήσεις που καταγράφει η ρεσεψιόν, όχι από αισθητήρες.
- Κρατάτε το ιστορικό κάθε επίσκεψης, με ώρα εισόδου και αναχώρησης, για να λύνετε μια διαφωνία για τις εισόδους που καταναλώθηκαν.
- Στα πακέτα με εκτεταμένες αναφορές, η αναφορά για εύρος ημερομηνιών δείχνει τον αριθμό των επισκέψεων ανάμεσα σε δύο ημερομηνίες.
- Από τις ώρες των εισόδων σχηματίζετε εικόνα για τις ώρες αιχμής και αποφασίζετε αν θα μετακινήσετε ένα μάθημα ή θα προσθέσετε προπονητή.
Turnstile, κάρτα ή κωδικός QR: ξεχωριστή απόφαση
- Το 4gym δεν συνδέεται με turnstile, αναγνώστες καρτών, σαρωτές QR ή κλειδαριές: το check-in είναι μια καταγραφή από το προσωπικό.
- Ένα turnstile είναι ξεχωριστή αγορά, με δική του μονάδα ελέγχου και έναν προμηθευτή που αναλαμβάνει τη σύνδεση· ζητήστε δοκιμή με το λογισμικό σας πριν αγοράσετε.
- Ακόμη και με εγκατεστημένο turnstile, η πύλη δεν διαβάζει τις συνδρομές του 4gym — τα δύο συστήματα μένουν χωριστά.
- Για ένα γυμναστήριο χωρίς προσωπικό στη ρεσεψιόν ή ανοιχτό μέρα και νύχτα, το 4gym δεν είναι η λύση: το check-in απαιτεί ένα άτομο που να το καταγράφει.
ΓΚΠΔ για το μητρώο επισκέψεων
- Το μητρώο επισκέψεων είναι προσωπικό δεδομένο: χρειάζεστε νομική βάση και ορισμένη διάρκεια διατήρησης.
- Η πιο συνηθισμένη βάση είναι η εκτέλεση της σύμβασης συνδρομής, όχι η συγκατάθεση.
- Τα δεδομένα υγείας απαιτούν ρητή και χωριστή συγκατάθεση. Το 4gym δεν έχει πεδία για τέτοια δεδομένα — μην τα γράφετε στο πεδίο σημειώσεων του μέλους.
- Τα βιομετρικά δεδομένα (δακτυλικό αποτύπωμα, πρόσωπο) υπόκεινται σε αυστηρό καθεστώς. Το 4gym δεν τα συλλέγει: το μέλος αναγνωρίζεται από το προσωπικό, με όνομα ή κωδικό.
- Δώστε σε κάθε συνάδελφο μόνο τα δικαιώματα που χρειάζεται: το 4gym χρησιμοποιεί λογαριασμούς ομάδας με ρόλους και δικαιώματα.
Συχνά λάθη
- Ανοίγετε την πύλη χωρίς να κάνετε check-in στο 4gym: η είσοδος δεν εμφανίζεται στο ιστορικό και οι είσοδοι του μέλους δεν αφαιρούνται.
- Ξεχνάτε να καταγράψετε την αναχώρηση: το μέλος παραμένει «μέσα» και το επόμενο check-in απορρίπτεται.
- Δεν ορίζετε το επιτρεπόμενο ωράριο στον τύπο εκτός ωρών αιχμής, με αποτέλεσμα ο κανόνας να μην έχει καμία επίδραση.
- Αγοράζετε turnstile νομίζοντας ότι συνδέεται με το 4gym, χωρίς να ζητήσετε από τον προμηθευτή απόδειξη της σύνδεσης.
Πώς σας βοηθά το 4gym
- Ελεγχόμενο check-in: μέλος και χώρος ενεργά, συνδρομή σε ισχύ, επιτρεπόμενο ωράριο και εναπομείνασες είσοδοι.
- Σαφής άρνηση σε ληγμένες, παγωμένες ή ακυρωμένες συνδρομές, χωρίς εισόδους, εκτός επιτρεπόμενων ωρών ή με επίσκεψη που είναι ήδη ανοιχτή.
- Χειροκίνητο check-out, ιστορικό επισκέψεων και αριθμός μελών που βρίσκονται μέσα, στην επισκόπηση.
- Οι είσοδοι αφαιρούνται μόνο από συνδρομές με περιορισμένες εισόδους· η κράτηση ενός μαθήματος δεν καταναλώνει είσοδο, μόνο το check-in.