Hoe controleer ik aan de balie of het lidmaatschap van een lid geldig is?
De betrouwbaarste controle is het inchecken zelf. De baliemedewerker kiest het lid en 4gym accepteert de toegang alleen als het lidmaatschap aan alle voorwaarden voldoet; anders weigert het de toegang en geeft het de reden aan.
Kort antwoord
- Kies het lid in het baliescherm en de locatie van de club, en registreer daarna het inchecken.
- Het systeem controleert of het lid en de locatie actief zijn en of het lidmaatschap actief is, niet gepauzeerd of geannuleerd.
- Daarna controleert het de geldigheidsperiode, het tijdvenster dat het lidmaatschapstype toestaat en de resterende toegangen, als er een limiet is.
- Is het lid al in de club, dan wordt het inchecken geweigerd tot het uitchecken; heeft het lidmaatschap een toegangslimiet, dan wordt er één afgeboekt.
- Bij vertrek registreert de balie het uitchecken, dat het bezoek precies één keer afsluit.
Wat het inchecken controleert en wat een weigering betekent
De voorwaarden voor inchecken en de redenen voor weigering
| Controle | Als niet aan de voorwaarde is voldaan |
|---|---|
| Status van het lidmaatschap | Een verlopen, gepauzeerd of geannuleerd lidmaatschap wordt geweigerd |
| Lid en locatie | Een inactief lid of een inactieve locatie kan niet inchecken |
| Locatie van het lidmaatschap | Een lidmaatschap dat aan een andere locatie is gekoppeld, wordt hier niet geaccepteerd |
| Toegestane uren | Buiten het tijdvenster van het lidmaatschapstype wordt de toegang geweigerd |
| Resterende toegangen | Met nul resterende toegangen geeft een lidmaatschap met limiet geen toegang meer |
| Lid al binnen | Een tweede toegang zonder uitchecken wordt geweigerd, dus een toegang wordt niet twee keer afgeboekt |
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: een lid met een lidmaatschap van 10 toegangen, geldig van 08:00 tot 16:00, komt om 17:30. De baliemedewerker probeert in te checken en 4gym weigert, omdat de toegang buiten de toegestane uren valt, zonder een toegang af te boeken. Het lid komt de volgende dag om 10:00 terug, het inchecken slaagt en het lidmaatschap houdt 9 toegangen over.
Gepauzeerde of verlopen leden
- Lid met een gepauzeerd lidmaatschap: hervat het lidmaatschap vanuit de lijst met lidmaatschappen en herhaal daarna het inchecken.
- Lid met een verlopen lidmaatschap: verleng het handmatig, waarbij een nieuw lidmaatschap van hetzelfde type ontstaat, en noteer de betaling.
- Lid zonder resterende toegangen: verlengen maakt een nieuw lidmaatschap aan, met de toegangen van het lidmaatschapstype.
Veelgemaakte fouten
- Je kijkt alleen naar de einddatum en negeert de toegestane uren of de resterende toegangen.
- Je vergeet het uitchecken, waardoor het lid nog in de club lijkt te zijn en het volgende inchecken wordt geweigerd.
- Je laat de toegang op vertrouwen gebeuren als de applicatie de toegang weigert, in plaats van de oorzaak in het lidmaatschap op te lossen.
Zo helpt 4gym je
- Alle voorwaarden worden in dezelfde stap gecontroleerd, bij elke toegang, zonder lijsten op papier.
- De toegang wordt maar één keer afgeboekt en een lid dat al binnen is, kan niet een tweede keer naar binnen.
- Het Overzicht toont wie er nu in de club is en hoeveel toegangen er vandaag waren.