Wat is beheersoftware voor sportscholen?
Beheersoftware voor sportscholen is het platform waarmee de club wordt gerund: het ledenbestand, de lidmaatschappen, het rooster van groepslessen, de agenda van trainers en de balie. Het vervangt de ledenlijst, het schrift aan de balie en een apart bijgehouden rooster door één account.
Kort antwoord
- Het is een online platform waarmee het team van de club leden, lidmaatschappen, groepslessen, trainers en de balie beheert.
- Elk lidmaatschap heeft een begin- en einddatum en bij het inchecken controleert het systeem de status van het lidmaatschap, de resterende toegangen en de toegestane uren.
- Groepslessen en personal-trainingsessies worden gepland met beperkte plaatsen en een wachtlijst; de reserveringen worden door het team van de club ingevoerd.
- Betalingen worden met de hand geregistreerd in een niet-fiscaal register (contant, apart ontvangen pinbetaling, overschrijving, overig); 4gym verwerkt geen betalingen en geeft geen facturen uit.
- Het is niet gekoppeld aan draaipoorten of lezers, stuurt geen berichten aan leden en berekent geen terugkerende omzet of opzegpercentage.
Welke onderdelen het bevat
- Leden en lidmaatschappen: lidmaatschapstypen met looptijd, aantal toegangen en toegestaan tijdvenster, pauzeren, hervatten en handmatig verlengen.
- Lessen en reserveringen: rooster per locatie en per trainer, beperkte plaatsen, wachtlijst met automatische doorschuiving als er een plek vrijkomt.
- Trainers en personal training: trainerkaart, individuele sessies met één plek, geen overlap in de agenda van dezelfde trainer.
- Balie: handmatig inchecken en uitchecken, met controle van het lidmaatschap, de locatie, de toegestane uren en de resterende toegangen.
- Betalingen en rapporten: handmatig betalingsregister, het Overzicht en, op de plannen met uitgebreide rapportage, een rapport per periode.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: een club met een krachtruimte en een lesstudio gebruikt één applicatie. De balie maakt de ledenkaart aan, koppelt een lidmaatschap en noteert de betaling. Het team reserveert de plek bij spinning; is de les vol, dan komt het lid op de wachtlijst en schuift de eerste in de lijst automatisch door als iemand annuleert. Bij de ingang registreert de balie het inchecken en weigert het systeem verlopen of gepauzeerde lidmaatschappen. Het Overzicht toont de ontvangsten van de lopende maand, per valuta.
Veelgemaakte fouten
- Je gebruikt losse hulpmiddelen — ledenlijst, schrift aan de balie, rooster op papier — die niet met elkaar communiceren.
- Je kiest een applicatie die alleen reserveert, zonder lidmaatschappen en zonder controle aan de balie, en werkt toch nog met de hand.
- Je koopt op basis van veronderstelde functies — draaipoort, online betalingen, automatische berichten, facturen — zonder te controleren wat de applicatie werkelijk dekt.
Zo helpt 4gym je
- Leden, lidmaatschappen, lessen, trainers, balie en handmatige betalingen in één account.
- De wachtlijst voor lessen vult zichzelf aan: wordt een reservering geannuleerd, dan neemt de eerste in de lijst de plek over.
- Paneel beschikbaar in 21 talen, met teamaccounts en rechten per rol; de limieten voor leden, trainers en locaties komen uit het plan.