Контрол на достъпа • Рецепция
Контрол на достъпа във фитнес залата: ръчно check-in и проверка на абонамента
Контролът на достъпа не е само физическа преграда: той е мястото, където абонаментът става проверим и където залата събира данните за присъствията. В 4gym рецепцията избира члена, а системата проверява абонамента, преди да запише влизането; няма никаква връзка с карти, QR кодове или турникети. Тук ще видите какво проверява 4gym, как да се справяте със замразен или изтекъл абонамент и защо турникетът остава отделно решение.
Как работи (кратък отговор)
- Членът идва на рецепцията, а персоналът го търси в панела по име или по код на члена.
- Персоналът избира обекта и натиска check-in; ако членът има няколко абонамента, 4gym избира подходящия или вие го посочвате.
- 4gym проверява статуса на абонамента, обекта, позволения часови диапазон и оставащите влизания.
- Ако правилата го позволяват, влизането се записва като присъствие; при абонаментите с ограничени влизания се изразходва едно.
- В противен случай check-in се отказва с посочена причина; при излизане персоналът записва check-out и посещението се приключва.
Какво проверява 4gym при check-in
Проверките, правени при всяко check-in
| Проверка | Какво прави 4gym | Какво правите вие на рецепцията |
|---|---|---|
| Статус на абонамента | Активен абонамент позволява влизане; изтекъл, замразен или отказан се отказва | Подновявате, възобновявате от замразяване или създавате нов абонамент |
| Обект | Членът и обектът трябва да са активни; абонамент, свързан с друг обект, се отказва | Избирате правилния обект или проверявате абонамента |
| Часови диапазон | Ако видът има позволен диапазон (например 08:00–16:00), влизане извън него се отказва, по местното време на обекта | Обяснявате правилото или предлагате друг абонамент |
| Влизания и отворено посещение | Без оставащи влизания или при вече отворено посещение check-in се отказва | Записвате излизането или подновявате абонамента |
Членове със замразен или изтекъл абонамент
- Изтекъл: отказвате check-in и предлагате подновяване. «Поднови» създава нов абонамент от същия вид, след което повтаряте check-in; плащането го записвате отделно в регистъра.
- Замразен: абонаментът не позволява влизане, докато не бъде възобновен. След «Възобнови» крайната дата се измества с дните на замразяването.
- Без влизания: ако картата е изчерпана, подновявате или създавате нов абонамент.
- Отказан абонамент или неактивен член: check-in остава отказан; изяснете ситуацията с члена, преди да създадете нов абонамент.
Какво получавате от историята на посещенията
- Виждате колко check-in са записани днес и колко членове са в залата в момента; броят на присъстващите зависи от излизанията, записани от рецепцията, а не от сензори.
- Пазите историята на всяко посещение, с час на влизане и на излизане, за да изясните спор за изразходваните влизания.
- При плановете с разширени отчети отчетът за период показва броя на присъствията между две дати.
- От часовете на влизане добивате представа за претоварените диапазони и решавате дали да преместите група или да добавите треньор.
Турникет, карта или QR код: отделно решение
- 4gym не се свързва с турникети, четци на карти, QR скенери или ключалки: check-in е запис, направен от персонала.
- Турникетът е отделна покупка, със собствен контролер и доставчик, който отговаря за интеграцията; поискайте доказателство със софтуера си, преди да купите.
- Дори с монтиран турникет преградата не чете абонаментите на 4gym — двете системи остават отделни.
- За зала без персонал на рецепцията или отворена денонощно 4gym не е решението: check-in изисква човек, който да го запише.
GDPR за регистъра на посещенията
- Регистърът на посещенията е лични данни: нужни са правно основание и определен срок на съхранение.
- Най-често срещаното основание е изпълнението на договора за абонамент, а не съгласието.
- Здравните данни изискват изрично и отделно съгласие. 4gym няма полета за тези данни — не ги пишете в полето за бележки на члена.
- Биометричните данни (отпечатък, лице) подлежат на строг режим. 4gym не ги събира: членът се идентифицира от персонала, по име или код.
- Давайте на всеки колега само правата, от които се нуждае: 4gym използва акаунти на екипа с роли и права.
Чести грешки
- Отваряне на преградата без check-in в 4gym: влизането не се появява в историята, а влизанията на члена не се изразходват.
- Забравяне да се запише излизането: членът остава «в залата», а следващото check-in се отказва.
- Незадаване на часовия диапазон във вида извън пиковите часове, така че правилото няма никакъв ефект.
- Купуване на турникет с презумпцията, че се свързва с 4gym, без да поискате от доставчика доказателство за интеграцията.
Как ви помага 4gym
- Проверено check-in: активни член и обект, валиден абонамент, позволен часови диапазон и оставащи влизания.
- Ясен отказ за изтекли, замразени или отказани абонаменти, без влизания, извън позволените часове или при вече отворено посещение.
- Ръчен check-out, история на посещенията и брой членове в залата, в общия преглед.
- Влизанията се изразходват само при абонаментите с ограничени влизания; записването за тренировка не изразходва влизане, а само check-in.