Ръководство за управление на фитнес зала

Как се управлява фитнес залата (кратък отговор)

1. Дръжте членовете и абонаментите в един архив, с крайната дата, видима на рецепцията.
2. Проверявайте абонамента при всяко влизане: на рецепцията персоналът прави check-in, а 4gym проверява статуса, часовия диапазон и оставащите влизания.
3. Планирайте груповите тренировки с ограничен брой места и лист на чакащите, така че залата за спининг никога да не е препълнена.
4. Планирайте личните тренировки като индивидуални занимания с треньор, място и час; 4gym отказва припокриването на един и същ треньор.
5. Записвайте плащанията в регистър и всеки месец проверявайте приходите по валута и броя на абонаментите, които изтичат.

Основните модули

• Абонаменти и членове: видове със срок, цена, влизания и позволен часови диапазон; замразяване, възобновяване и ръчно подновяване.
• Рецепция: check-in и check-out, записвани от персонала, с проверка на абонамента при всяко влизане.
• Групови тренировки: аеробика, спининг, йога или HIIT, с ограничен капацитет и лист на чакащите; записването се въвежда от персонала.
• Треньори и лични тренировки: треньорите на залата, индивидуални занимания и отказ на припокриванията на един и същ треньор.
• Плащания: ръчен и нефискален регистър, по начин (в брой, карта, банков превод или друг) и валута, с мотивирано анулиране.
• Общ преглед и отчети: членове, активни и изтичащи абонаменти, днешни влизания, приходи за месеца по валута; отчет за период при плановете с разширени отчети.

Таблица: Excel таблици и хартия срещу специализиран софтуер за фитнес зали

Много клубове започват с таблица на членовете, тетрадка на рецепцията и чат група за тренировките. Таблицата сравнява разпокъсания подход със специализиран софтуер за операциите, които се повтарят всеки ден.

Отделни инструменти срещу специализиран софтуер за фитнес зали

Как определяте видовете абонаменти

• Всеки вид има име, срок в дни, цена и валута; влизанията могат да бъдат неограничени или ограничени.
• При вид с ограничени влизания (например 10) всяко check-in изразходва едно влизане; записването за тренировка не изразходва нито едно.
• Позволен часови диапазон (например 08:00–16:00) създава абонамент извън пиковите часове; влизане извън диапазона се отказва.
• Правилата на вида се копират в абонамента при създаването му: ако по-късно промените вида, вече създадените абонаменти остават каквито са били.

Пикови часове и сезонност

• Часовете 18:00–21:00 обикновено са пикът на посещаемост в градските зали.
• Съсредоточете най-големите групи и допълнителните треньори точно в този диапазон.
• Януари и септември обикновено носят вълните от записвания; юли и август са слабите месеци.
• Общият преглед показва колко членове са в залата в момента и колко check-in са записани днес; броят на присъстващите зависи от излизанията, записани от рецепцията.

Задържане: къде губите членове

• Отпадането се вижда късно: обикновено едва когато абонаментът изтече и не бъде подновен.
• Член, който не се е появявал от три седмици, има малък шанс да поднови.
• Свържете се с члена преди изтичането, а не след това: общият преглед показва колко абонамента скоро изтичат. Обаждането го правите вие — 4gym не изпраща съобщения.
• Предложете замразяване на абонамента при почивка или след контузия, като алтернатива на отказа; при възобновяване крайната дата се измества с дните на замразяването.

GDPR: какви данни пазите за членовете

• Регистърът на посещенията (кой е влязъл и кога) съдържа лични данни: определете срок на съхранение и ограничете достъпа по роли — 4gym има акаунти на екипа с роли и права.
• 4gym съхранява само основните данни на члена: име, имейл, телефон, код на члена и бележки. Няма полета за здравни данни, така че не ги пишете в полето за бележки.
• Камерите във фитнес залата трябва да бъдат ясно обозначени, а записите — съхранявани за ограничен период.
• Членът може да поиска копие от своите данни и тяхното изтриване при края на абонамента; подгответе навреме процедурата на клуба.

Чести грешки

• Продажба на абонаменти без проверка на валидността при влизане — членовете продължават да влизат седмици след изтичането.
• Откриване на групови тренировки без ограничен брой места и 30 души за 20 колела за спининг.
• Липса на следене на присъствията, така че отпадането откривате едва когато членът спре да плаща.
• Държане на плащанията в отделен файл от абонаментите и невъзможност да знаете кой за кой период е платил.

Как ви помага 4gym

• Членове, абонаменти, групови тренировки, треньори, рецепция и ръчни плащания в един панел, въведени само веднъж от персонала.
• При check-in 4gym проверява статуса на абонамента, обекта, часовия диапазон и оставащите влизания и отказва изтекъл, замразен абонамент или такъв без влизания.
• Групови тренировки с ограничен брой места и лист на чакащите, който автоматично повишава първия на опашката, когато се освободи място.
• Общ преглед с активни и изтичащи абонаменти, днешни влизания и приходи за месеца по валута; отчет за период при плановете с разширени отчети.
• Какво остава извън 4gym: не издава фактури и фискални бележки (за фактуриране има 4invoices, отделен продукт), не таксува карти, не изпраща съобщения на членовете и не се свързва с турникети.