Útmutató • Edzőtermi menedzsment
Útmutató egy edzőterem menedzseléséhez
Egy edzőtermet négy nyilvántartás mentén kell vezetni: kinek van érvényes bérlete, ki lépett be, ki foglalja a helyeket a csoportos órákon, és mennyi pénz érkezett ebben a hónapban. Ha ezek külön maradnak, egy Excel-táblázat és egy füzet között, a négy sosem stimmel. Ez az edzőtermi menedzsment útmutató megmutatja, mit érdemes követni, mely számokat nézze havonta, és mit tehet a 4gymmel.
Hogyan kell vezetni az edzőtermet (rövid válasz)
- Tartsa a tagokat és a bérleteket egyetlen nyilvántartásban, a lejárattal jól láthatóan a recepción.
- Ellenőrizze a bérletet minden belépésnél: a recepción a személyzet bejelentkeztet, a 4gym pedig ellenőrzi az állapotot, az időablakot és a hátralévő belépéseket.
- Tervezze meg a csoportos órákat korlátozott létszámmal és várólistával, így a spinningterem sosem lesz túlfoglalt.
- Tervezze a személyi edzéseket egyéni foglalkozásként, edzővel, helyszínnel és időponttal; a 4gym elutasítja ugyanannak az edzőnek az átfedését.
- Rögzítse a befizetéseket egy naplóban, és havonta ellenőrizze a pénznemenkénti bevételt és a lejáró bérletek számát.
A legfontosabb modulok
- Bérletek és tagok: konstrukciók érvényességgel, árral, belépésekkel és engedélyezett időablakkal; felfüggesztés, folytatás és kézi megújítás.
- Recepció: a személyzet által rögzített bejelentkezés és kijelentkezés, a bérlet ellenőrzésével minden belépésnél.
- Csoportos órák: aerobik, spinning, jóga vagy HIIT, korlátozott létszámmal és várólistával; a foglalást a személyzet rögzíti.
- Edzők és személyi edzés: az edzőterem edzői, egyéni foglalkozások, és ugyanannak az edzőnek az átfedése elutasítva.
- Befizetések: kézi, nem fiskális napló, mód (készpénz, kártya, átutalás vagy egyéb) és pénznem szerint, indoklással történő érvénytelenítéssel.
- Áttekintés és jelentések: tagok, aktív és lejáró bérletek, mai belépések, a hónap bevétele pénznemenként; időszakra szóló jelentés a speciális jelentéseket tartalmazó csomagokban.
Táblázat: Excel-táblák és papír a célszoftverrel szemben
Sok klub egy tagi táblázattal, egy füzettel a recepción és egy csevegőcsoporttal indul az órákhoz. A táblázat a széttagolt megközelítést hasonlítja össze a célszoftverrel a naponta ismétlődő műveletek mentén.
Különálló eszközök a célzott edzőtermi szoftverrel szemben
| Művelet | Excel-táblák és papír | Célzott edzőtermi szoftver |
|---|---|---|
| Bérletek | Lista egy táblázatban, a lejáratokat kézzel ellenőrzik | A lejárat és a hátralévő belépések a választott konstrukcióból számolódnak |
| Belépés az edzőterembe | A recepció egy listában keresi a nevet | A recepció kiválasztja a tagot, a 4gym pedig a belépés rögzítése előtt ellenőrzi a bérletet |
| Csoportos órák | A helyeket csevegőben foglalják, túlfoglalással | Korlátozott helyek és várólista, a sorban első automatikus előléptetésével |
| Befizetések | Füzetben vagy külön fájlban jegyzik fel | Kézi, nem fiskális napló, indoklással történő érvénytelenítéssel |
| A hónap bevétele | A bankszámlakivonatból becsülik | A hónap bevétele pénznemenként, a rögzített befizetésekből |
Hogyan határozza meg a bérletkonstrukciókat
- Minden konstrukciónak van neve, érvényessége napokban, ára és pénzneme; a belépések lehetnek korlátlanok vagy korlátozottak.
- Korlátozott belépésű konstrukciónál (például 10) minden bejelentkezés egy belépést fogyaszt; az óra lefoglalása egyet sem.
- Az engedélyezett időablak (például 8:00–16:00) csúcsidőn kívüli bérletet hoz létre; az ablakon kívüli belépést elutasítja.
- A konstrukció szabályai a létrehozáskor átmásolódnak a bérletre: ha később módosítja a konstrukciót, a már létrehozott bérletek változatlanok maradnak.
Csúcsidők és szezonalitás
- A 18:00–21:00 közötti sáv általában a városi edzőtermek forgalmi csúcsa.
- A legnagyobb órákat és az extra edzőket pontosan erre a sávra összpontosítsa.
- Január és szeptember általában a beiratkozási hullámokat hozza; július és augusztus a gyenge hónapok.
- Az áttekintő megmutatja, hány tag van éppen a teremben, és hány bejelentkezést rögzítettek ma; a bent lévők száma a recepció által rögzített távozásoktól függ.
Tagmegtartás: hol veszíti el a tagokat
- A lemorzsolódás későn látszik: általában csak akkor, amikor a bérlet lejár, és nem újítják meg.
- Aki három hete nem járt be, annak kicsi az esélye a megújításra.
- Keresse meg a tagot a lejárat előtt, ne utána: az áttekintő megmutatja, hány bérlet jár le hamarosan. A hívást Ön intézi — a 4gym nem küld üzeneteket.
- Kínáljon felfüggesztést nyaraláskor vagy sérülés után a lemondás helyett; folytatáskor a lejárat a felfüggesztett napokkal tolódik.
GDPR: milyen adatokat őriz a tagokról
- A látogatások naplója (ki mikor lépett be) személyes adatokat tartalmaz: határozzon meg megőrzési időt, és korlátozza a hozzáférést szerepkör szerint — a 4gymben a csapat fiókjai szerepkörökkel és jogosultságokkal rendelkeznek.
- A 4gym csak a tag alapadatait őrzi: név, e-mail-cím, telefonszám, tagkód és megjegyzések. Nincs mezője egészségügyi adatokhoz, ezért ne írjon ilyeneket a megjegyzések mezőbe.
- Az edzőtermi kamerákat egyértelműen jelölni kell, a felvételeket pedig korlátozott ideig szabad megőrizni.
- A tag kérheti adatainak másolatát és a bérlet végén azok törlését; készítse elő időben a klub eljárását.
Gyakori hibák
- Bérletek eladása anélkül, hogy a belépésnél ellenőriznék az érvényességet — a tagok a lejárat után még hetekig bejárnak.
- Csoportos órák indítása korlátozott létszám nélkül, és 30 ember jelenik meg 20 spinningkerékpárra.
- A jelenlét nem követése, így a lemorzsolódást csak akkor veszi észre, amikor a tag abbahagyja a fizetést.
- A befizetések külön fájlban tartása a bérletektől, és annak elfelejtése, hogy ki fizetett melyik időszakra.
Hogyan segít a 4gym
- Tagok, bérletek, órák, edzők, recepció és kézi befizetések egyetlen felületen, a személyzet által egyszer rögzítve.
- Bejelentkezéskor a 4gym ellenőrzi a bérlet állapotát, a telephelyet, az időablakot és a hátralévő belépéseket, és elutasítja a lejárt, felfüggesztett vagy belépések nélküli bérletet.
- Korlátozott létszámú csoportos órák és egy várólista, amely automatikusan előlépteti a sorban elsőt, amikor felszabadul egy hely.
- Áttekintő az aktív és lejáró bérletekkel, a mai belépésekkel és a hónap bevételével pénznemenként; időszakra szóló jelentés a speciális jelentéseket tartalmazó csomagokban.
- Ami kívül marad a 4gymen: nem állít ki számlát és fiskális nyugtát (a számlázásra ott van a 4invoices, egy különálló termék), nem terhel kártyát, nem küld üzeneteket a tagoknak, és nem kapcsolódik forgóvillákhoz.