Controllo accessi • Reception
Controllo accessi in palestra: check-in manuale e verifica dell'abbonamento
Il controllo accessi non è solo una barriera fisica: è il punto in cui l'abbonamento diventa verificabile e in cui la palestra raccoglie i dati di presenza. In 4gym la reception seleziona l'iscritto e il sistema verifica l'abbonamento prima di registrare l'ingresso; non c'è alcun collegamento con tessere, QR code o tornelli. Qui vedi cosa controlla 4gym, come gestire un abbonamento sospeso o scaduto e perché un tornello resta una decisione separata.
Come funziona (risposta breve)
- L'iscritto arriva alla reception e il personale lo cerca nel pannello, per nome o codice iscritto.
- Il personale sceglie la sede e preme check-in; se l'iscritto ha più abbonamenti, 4gym sceglie quello adatto oppure lo indichi tu.
- 4gym controlla stato dell'abbonamento, sede, fascia oraria consentita e ingressi rimasti.
- Se le regole lo permettono, l'ingresso viene registrato come presenza; sugli abbonamenti a ingressi limitati se ne consuma uno.
- Altrimenti il check-in viene rifiutato con il motivo; all'uscita il personale registra il check-out e la visita si chiude.
Cosa controlla 4gym al check-in
I controlli fatti a ogni check-in
| Controllo | Cosa fa 4gym | Cosa fai tu alla reception |
|---|---|---|
| Stato dell'abbonamento | Un abbonamento attivo permette l'ingresso; uno scaduto, sospeso o annullato viene rifiutato | Rinnovi, riprendi dalla sospensione o crei un nuovo abbonamento |
| Sede | L'iscritto e la sede devono essere attivi; un abbonamento legato a un'altra sede viene rifiutato | Scegli la sede corretta o verifichi l'abbonamento |
| Fascia oraria | Se la formula ha una fascia consentita (ad esempio 08:00–16:00), l'ingresso fuori fascia viene rifiutato, nell'ora locale della sede | Spieghi la regola o proponi un altro abbonamento |
| Ingressi e visita aperta | Senza ingressi rimasti, o con una visita già aperta, il check-in viene rifiutato | Registri l'uscita o rinnovi l'abbonamento |
Iscritti con abbonamento sospeso o scaduto
- Scaduto: rifiuti il check-in e proponi il rinnovo. «Rinnova» crea un nuovo abbonamento dalla stessa formula, poi ripeti il check-in; il pagamento lo registri a parte nel registro.
- Sospeso: l'abbonamento non permette l'ingresso finché non viene ripreso. Dopo «Riprendi» la scadenza slitta dei giorni sospesi.
- Senza ingressi: se il carnet è esaurito, rinnovi o crei un nuovo abbonamento.
- Abbonamento annullato o iscritto inattivo: il check-in resta rifiutato; chiarisci la situazione con l'iscritto prima di creare un nuovo abbonamento.
Cosa ottieni dallo storico delle visite
- Vedi quanti check-in sono stati registrati oggi e quanti iscritti sono in sala adesso; il numero dei presenti dipende dalle uscite registrate dalla reception, non da sensori.
- Conservi lo storico di ogni visita, con orario di ingresso e di uscita, per chiarire una discussione sugli ingressi consumati.
- Nei piani con reportistica avanzata, il report su intervallo mostra il numero di presenze tra due date.
- Dagli orari degli ingressi ti fai un'idea delle fasce affollate e decidi se spostare un corso o aggiungere un istruttore.
Tornello, tessera o QR code: una decisione separata
- 4gym non si collega a tornelli, lettori di tessere, scanner QR o serrature: il check-in è una registrazione fatta dal personale.
- Un tornello è un acquisto separato, con un proprio controller e un fornitore che risponde dell'integrazione; chiedi una prova con il tuo software prima di comprare.
- Anche con un tornello installato, il varco non legge gli abbonamenti di 4gym — i due sistemi restano separati.
- Per una palestra senza personale alla reception o aperta tutto il giorno e tutta la notte, 4gym non è la soluzione: il check-in richiede una persona che lo registri.
GDPR per il registro delle visite
- Il registro delle visite è un dato personale: serve una base giuridica e un periodo di conservazione definito.
- La base più comune è l'esecuzione del contratto di abbonamento, non il consenso.
- I dati sulla salute richiedono un consenso esplicito e separato. 4gym non ha campi per questi dati — non scriverli nel campo note dell'iscritto.
- I dati biometrici (impronta, volto) hanno un regime rigoroso. 4gym non li raccoglie: l'iscritto è identificato dal personale, per nome o codice.
- Dai a ogni collega solo i permessi di cui ha bisogno: 4gym usa account del team con ruoli e permessi.
Errori frequenti
- Aprire il varco senza fare il check-in in 4gym: l'ingresso non compare nello storico e gli ingressi dell'iscritto non si consumano.
- Dimenticare di registrare l'uscita: l'iscritto resta «in sala» e il check-in successivo viene rifiutato.
- Non impostare la fascia oraria sulla formula fuori orario di punta, così la regola non ha alcun effetto.
- Comprare un tornello dando per scontato che si colleghi a 4gym, senza chiedere al fornitore la prova dell'integrazione.
Come ti aiuta 4gym
- Check-in verificato: iscritto e sede attivi, abbonamento valido, fascia oraria consentita e ingressi rimasti.
- Un rifiuto chiaro per abbonamenti scaduti, sospesi o annullati, senza ingressi, fuori dalle ore consentite o con la visita già aperta.
- Check-out manuale, storico delle visite e numero di iscritti in sala, nella panoramica.
- Gli ingressi si consumano solo sugli abbonamenti a ingressi limitati; prenotare un corso non consuma un ingresso, solo il check-in.