Che cos'è un software gestionale per palestre?
Un software gestionale per palestre è la piattaforma da cui si guida il club: l'anagrafica degli iscritti, gli abbonamenti, l'orario dei corsi di gruppo, l'agenda degli istruttori e la reception. Sostituisce il foglio di calcolo degli iscritti, il quaderno della reception e un orario tenuto a parte con un unico account.
Risposta breve
- È una piattaforma online con cui il team del club gestisce iscritti, abbonamenti, corsi di gruppo, istruttori e reception.
- Ogni abbonamento ha una data di inizio e di scadenza, e al check-in il sistema verifica lo stato dell'abbonamento, gli ingressi rimasti e gli orari consentiti.
- I corsi di gruppo e le sedute di personal training si programmano con posti limitati e lista d'attesa; le prenotazioni le inserisce il team del club.
- Gli incassi si annotano a mano in un registro non fiscale (contanti, carta incassata a parte, bonifico, altro); 4gym non elabora pagamenti e non emette fatture.
- Non si collega a tornelli o lettori, non invia messaggi agli iscritti e non calcola ricavi ricorrenti né il tasso di abbandono.
Quali moduli contiene
- Iscritti e abbonamenti: tipi di abbonamento con durata, numero di ingressi e fascia oraria consentita, sospensione, ripresa e rinnovo manuale.
- Corsi e prenotazioni: orario per sede e per istruttore, posti limitati, lista d'attesa con promozione automatica quando si libera un posto.
- Istruttori e personal training: scheda dell'istruttore, sedute individuali con un solo posto, nessuna sovrapposizione nell'agenda dello stesso istruttore.
- Reception: check-in e check-out manuali, con verifica dell'abbonamento, della sede, degli orari consentiti e degli ingressi rimasti.
- Incassi e report: registro manuale degli incassi, Panoramica e, nei piani con reportistica avanzata, report per periodo.
Esempio pratico
Esempio: un club con una sala pesi e uno studio per i corsi usa un'unica applicazione. La reception crea la scheda dell'iscritto, gli assegna un abbonamento e annota l'incasso. Il team prenota il posto allo spinning; se il corso è pieno, l'iscritto finisce in lista d'attesa e il primo in elenco viene promosso automaticamente quando qualcuno annulla. All'ingresso la reception registra il check-in e il sistema rifiuta gli abbonamenti scaduti o sospesi. La Panoramica mostra gli incassi del mese in corso, per valuta.
Errori frequenti
- Usi strumenti separati — foglio di calcolo degli iscritti, quaderno alla reception, orario su carta — che non comunicano tra loro.
- Scegli un'applicazione solo di prenotazione, senza abbonamenti e senza verifica alla reception, e lavori comunque a mano.
- Scegli in base a funzioni date per scontate — tornello, pagamenti online, messaggi automatici, fatture — senza verificare che cosa copra davvero l'applicazione.
Come ti aiuta 4gym
- Iscritti, abbonamenti, corsi, istruttori, reception e incassi manuali in un unico account.
- La lista d'attesa dei corsi si aggiorna da sola: quando una prenotazione viene annullata, il primo in elenco prende il posto.
- Pannello disponibile in 21 lingue, con account per il team e permessi per ruolo; i limiti di iscritti, istruttori e sedi dipendono dal piano.