Controlo de acessos • Receção
Controlo de acessos no ginásio: check-in manual e validação da mensalidade
O controlo de acessos não é só uma barreira física: é o ponto em que a mensalidade se torna verificável e em que o ginásio obtém os dados de frequência. No 4gym, a receção seleciona o sócio e o sistema verifica a mensalidade antes de registar a entrada; não há ligação a cartões, códigos QR ou torniquetes. Aqui vê o que o 4gym verifica, como tratar uma mensalidade em pausa ou expirada e porque é que um torniquete é uma decisão à parte.
Como funciona (resposta curta)
- O sócio chega à receção e a equipa procura-o no painel, pelo nome ou pelo código de sócio.
- A equipa escolhe a unidade e clica em check-in; se o sócio tiver várias mensalidades, o 4gym escolhe a adequada ou indica-a você.
- O 4gym verifica o estado da mensalidade, a unidade, o intervalo horário permitido e as entradas restantes.
- Se as regras o permitirem, a entrada é registada como presença; nas mensalidades com entradas limitadas, consome-se uma.
- Caso contrário, o check-in é recusado com o motivo; à saída, a equipa regista o check-out e a visita fecha.
O que o 4gym verifica no check-in
As verificações feitas em cada check-in
| Verificação | O que faz o 4gym | O que faz na receção |
|---|---|---|
| Estado da mensalidade | Uma mensalidade ativa permite a entrada; uma expirada, em pausa ou cancelada é recusada | Renova, retoma a pausa ou cria uma mensalidade nova |
| Unidade | O sócio e a unidade têm de estar ativos; uma mensalidade ligada a outra unidade é recusada | Escolhe a unidade certa ou confirma a mensalidade |
| Intervalo horário | Se o tipo tiver um intervalo permitido (por exemplo 08:00–16:00), a entrada fora dele é recusada, na hora local da unidade | Explica a regra ou propõe outra mensalidade |
| Entradas e visita aberta | Sem entradas restantes, ou com uma visita já aberta, o check-in é recusado | Regista a saída ou renova a mensalidade |
Sócios com a mensalidade em pausa ou expirada
- Expirada: recuse o check-in e proponha a renovação. «Renovar» cria uma mensalidade nova do mesmo tipo, depois repete o check-in; o pagamento regista-se à parte no registo.
- Em pausa: a mensalidade não permite a entrada até ser retomada. Depois de «Retomar», a data de expiração desloca-se pelos dias de pausa.
- Sem entradas: se o pacote se esgotou, renova ou cria uma mensalidade nova.
- Mensalidade cancelada ou sócio inativo: o check-in continua recusado; esclareça a situação com o sócio antes de criar uma mensalidade nova.
O que ganha com o histórico de visitas
- Vê quantos check-ins foram registados hoje e quantos sócios estão agora no ginásio; o número de presentes depende dos check-outs registados na receção, não de sensores.
- Guarda o histórico de cada visita, com a hora de entrada e de saída, para esclarecer qualquer dúvida sobre as entradas consumidas.
- Nos planos com relatórios avançados, o relatório por intervalo mostra o número de presenças entre duas datas.
- A partir das horas de entrada fica com uma ideia dos intervalos mais cheios e decide se muda uma aula ou acrescenta um treinador.
Torniquete, cartão ou código QR: uma decisão à parte
- O 4gym não se liga a torniquetes, leitores de cartões, leitores de QR ou fechaduras: o check-in é um registo feito pela equipa.
- Um torniquete é uma compra à parte, com controlador próprio e um fornecedor responsável pela integração; peça um teste com o seu software antes de comprar.
- Mesmo com um torniquete instalado, a barreira não lê as mensalidades do 4gym — os dois sistemas continuam separados.
- Para um ginásio sem equipa na receção ou aberto dia e noite, o 4gym não é a solução: o check-in precisa de uma pessoa que o registe.
RGPD para os registos de visitas
- O registo de visitas é um dado pessoal: precisa de fundamento jurídico e de um prazo de conservação definido.
- O fundamento habitual é a execução do contrato da mensalidade, não o consentimento.
- Os dados de saúde exigem consentimento explícito e separado. O 4gym não tem campos para eles — não os escreva no campo de notas do sócio.
- Os dados biométricos (impressão digital, rosto) têm um regime estrito. O 4gym não os recolhe: a equipa identifica o sócio pelo nome ou pelo código.
- Dê a cada colega apenas as permissões de que precisa: o 4gym usa contas de equipa com funções e permissões.
Erros comuns
- Abrir a barreira sem fazer o check-in no 4gym: a entrada não aparece no histórico e as entradas do sócio não são consumidas.
- Esquecer-se de registar a saída: o sócio continua «dentro» e o check-in seguinte é recusado.
- Não definir o intervalo horário no tipo fora das horas de ponta, e a regra fica sem qualquer efeito.
- Comprar um torniquete a supor que se liga ao 4gym, sem pedir ao fornecedor prova da integração.
Como o 4gym ajuda
- Check-in validado: sócio e unidade ativos, mensalidade válida, intervalo horário permitido e entradas restantes.
- Uma recusa clara para mensalidades expiradas, em pausa ou canceladas, sem entradas, fora do horário permitido ou com a visita já aberta.
- Check-out manual, histórico de visitas e número de sócios no ginásio, na visão geral.
- As entradas só se consomem nas mensalidades com entradas limitadas; marcar uma aula não consome uma entrada, só o check-in.