Guia: gestão de um ginásio

Como gerir o ginásio (resposta curta)

1. Mantenha sócios e mensalidades numa única base de dados, com a data de expiração visível na receção.
2. Verifique a mensalidade em cada entrada: na receção, a equipa faz o check-in e o 4gym controla o estado, o intervalo horário e as entradas restantes.
3. Marque as aulas de grupo com lugares limitados e lista de espera, para que a sala de cycling nunca fique sobrelotada.
4. Marque o treino personalizado como sessões individuais, com treinador, local e horário; o 4gym recusa a sobreposição do mesmo treinador.
5. Registe os recebimentos num registo e acompanhe todos os meses a receita por moeda e o número de mensalidades prestes a expirar.

Os módulos essenciais

• Mensalidades e sócios: tipos de mensalidade com duração, preço, entradas e intervalo horário permitido; pausa, retoma e renovação manual.
• Receção: check-in e check-out registados pela equipa, com verificação da mensalidade em cada entrada.
• Aulas de grupo: aeróbica, cycling, yoga ou HIIT, com lotação limitada e lista de espera; a marcação é feita pela equipa.
• Treinadores e treino personalizado: os treinadores do ginásio, sessões individuais e recusa de sobreposições do mesmo treinador.
• Recebimentos: registo manual e não fiscal, por método (numerário, cartão, transferência ou outro) e moeda, com anulação fundamentada.
• Visão geral e relatórios: sócios, mensalidades ativas e a expirar, check-ins de hoje, receita do mês por moeda; relatório por intervalo nos planos com relatórios avançados.

Tabela: folhas de cálculo e papel vs. software dedicado para ginásios

Muitos clubes começam com uma folha de cálculo de sócios, um caderno na receção e um grupo de conversa para as aulas. A tabela compara a abordagem fragmentada com um software dedicado para ginásios, nas operações que se repetem todos os dias.

Ferramentas separadas vs. software dedicado para ginásios

Como define os seus tipos de mensalidade

• Cada tipo tem nome, duração em dias, preço e moeda; as entradas podem ser ilimitadas ou limitadas.
• Num tipo com entradas limitadas (por exemplo 10), cada check-in consome uma entrada; marcar uma aula não consome nenhuma.
• Um intervalo horário permitido (por exemplo 08:00–16:00) cria uma mensalidade fora das horas de ponta; a entrada fora do intervalo é recusada.
• As regras do tipo são copiadas para a mensalidade quando é criada: se alterar o tipo mais tarde, as mensalidades já criadas ficam como estavam.

Horas de ponta e sazonalidade

• O intervalo 18:00–21:00 costuma ser o pico de afluência nos ginásios urbanos.
• Concentre as aulas maiores e os treinadores adicionais exatamente nesse intervalo.
• Janeiro e setembro costumam trazer as vagas de inscrições; julho e agosto são os meses fracos.
• A visão geral mostra quantos sócios estão agora no ginásio e quantos check-ins foram registados hoje; o número de presentes depende dos check-outs registados na receção.

Retenção: onde perde sócios

• As saídas veem-se tarde: normalmente só quando a mensalidade expira e não é renovada.
• Um sócio que não aparece há três semanas dificilmente renovará.
• Contacte o sócio antes da expiração, não depois: a visão geral mostra quantas mensalidades estão prestes a expirar. O telefonema é seu — o 4gym não envia mensagens.
• Ofereça a pausa da mensalidade nas férias ou após uma lesão, como alternativa ao cancelamento; ao retomar, a data de expiração desloca-se pelos dias de pausa.

RGPD: que dados guarda dos sócios

• O registo de visitas (quem entrou e quando) contém dados pessoais: defina um prazo de conservação e limite o acesso por função — o 4gym tem contas de equipa com funções e permissões.
• O 4gym guarda apenas os dados básicos do sócio: nome, e-mail, telefone, código de sócio e notas. Não tem campos para dados de saúde, por isso não os escreva no campo de notas.
• As câmaras do ginásio devem estar claramente sinalizadas e as gravações conservadas por um período limitado.
• O sócio pode pedir uma cópia dos seus dados e o respetivo apagamento no fim da mensalidade; prepare com antecedência o procedimento do clube.

Erros comuns

• Vender mensalidades sem verificar a validade à entrada — os sócios continuam a entrar semanas depois da expiração.
• Abrir aulas de grupo sem lugares limitados e acabar com 30 pessoas para 20 bicicletas de cycling.
• Não acompanhar a frequência e só saber das saídas quando o sócio deixa de pagar.
• Manter os recebimentos num ficheiro separado das mensalidades e deixar de saber quem pagou que período.

Como o 4gym ajuda

• Sócios, mensalidades, aulas, treinadores, receção e recebimentos manuais num único painel, introduzidos uma só vez pela equipa.
• No check-in, o 4gym controla o estado da mensalidade, a unidade, o intervalo horário e as entradas restantes e recusa uma mensalidade expirada, em pausa ou sem entradas.
• Aulas de grupo com lugares limitados e uma lista de espera que promove automaticamente o primeiro da fila quando um lugar fica livre.
• Uma visão geral com mensalidades ativas e a expirar, check-ins de hoje e receita do mês por moeda; relatório por intervalo nos planos com relatórios avançados.
• O que fica fora do 4gym: não emite faturas nem recibos fiscais (para faturação existe o 4invoices, um produto à parte), não debita cartões, não envia mensagens aos sócios e não se liga a torniquetes.