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Contrôle d'accès en salle de sport : check-in manuel et validation de l'abonnement

Le contrôle d'accès n'est pas qu'une barrière physique : c'est là que l'abonnement devient vérifiable et que la salle obtient ses données de fréquentation. Dans 4gym, l'accueil sélectionne le membre et le système vérifie l'abonnement avant d'enregistrer l'entrée ; il n'existe aucune liaison avec des cartes, des QR codes ou des tourniquets. Voici ce que 4gym vérifie, comment traiter un abonnement en pause ou expiré et pourquoi un tourniquet reste une décision à part.

Comment ça marche (réponse courte)

Le membre arrive à l'accueil et l'équipe le recherche dans le panneau, par nom ou par code membre.
L'équipe choisit le site et lance le check-in ; si le membre a plusieurs abonnements, 4gym choisit le bon ou vous l'indiquez.
4gym vérifie le statut de l'abonnement, le site, le créneau horaire autorisé et les entrées restantes.
Si les règles le permettent, l'entrée est enregistrée comme présence ; sur les abonnements à entrées limitées, une entrée est consommée.
Sinon, le check-in est refusé avec le motif ; à la sortie, l'équipe saisit le check-out et la visite est clôturée.

Ce que 4gym vérifie au check-in

Les contrôles effectués à chaque check-in

Contrôle	Ce que fait 4gym	Ce que vous faites à l'accueil
Statut de l'abonnement	Un abonnement actif autorise l'entrée ; un abonnement expiré, en pause ou résilié est refusé	Vous renouvelez, vous reprenez après la pause ou vous créez un nouvel abonnement
Site	Le membre et le site doivent être actifs ; un abonnement lié à un autre site est refusé	Vous choisissez le bon site ou vous vérifiez l'abonnement
Créneau horaire	Si l'offre a un créneau autorisé (par exemple 08:00–16:00), l'entrée en dehors est refusée, à l'heure locale du site	Vous expliquez la règle ou proposez un autre abonnement
Entrées et visite ouverte	Sans entrées restantes, ou avec une visite déjà ouverte, le check-in est refusé	Vous saisissez la sortie ou vous renouvelez l'abonnement

Membres dont l'abonnement est en pause ou expiré

Expiré : refusez le check-in et proposez le renouvellement. « Renouveler » crée un nouvel abonnement à partir de la même offre, puis vous refaites le check-in ; le paiement se saisit à part dans le registre.
En pause : l'abonnement n'autorise pas l'entrée tant qu'il n'est pas repris. Après « Reprendre », l'échéance est repoussée du nombre de jours en pause.
Plus d'entrées : si le carnet est épuisé, vous renouvelez ou créez un nouvel abonnement.
Abonnement résilié ou membre inactif : le check-in reste refusé ; clarifiez la situation avec le membre avant de créer un nouvel abonnement.

Ce que vous apporte l'historique des visites

Vous voyez combien de check-ins ont été saisis aujourd'hui et combien de membres sont dans la salle en ce moment ; le nombre de présents dépend des check-outs saisis par l'accueil, pas de capteurs.
Vous conservez l'historique de chaque visite, avec l'heure d'entrée et de sortie, pour trancher un désaccord sur les entrées consommées.
Dans les formules avec rapports avancés, le rapport sur une période indique le nombre de présences entre deux dates.
Les heures d'entrée vous donnent une idée des créneaux chargés et vous aident à décider de déplacer un cours ou d'ajouter un coach.

Tourniquet, carte ou QR code : une décision à part

4gym ne se connecte pas aux tourniquets, lecteurs de cartes, scanners QR ou serrures : le check-in est un enregistrement fait par l'équipe.
Un tourniquet est un achat distinct, avec son propre contrôleur et un fournisseur responsable de l'intégration ; demandez un essai avec votre logiciel avant d'acheter.
Même avec un tourniquet installé, la barrière ne lit pas les abonnements de 4gym — les deux systèmes restent séparés.
Pour une salle sans personnel à l'accueil ou ouverte jour et nuit, 4gym n'est pas la solution : le check-in suppose une personne pour l'enregistrer.

RGPD et journal des visites

Le journal des visites est une donnée personnelle : il exige une base légale et une durée de conservation définie.
La base habituelle est l'exécution du contrat d'abonnement, pas le consentement.
Les données de santé exigent un consentement explicite et distinct. 4gym n'a pas de champs pour elles — ne les notez pas dans le champ de notes du membre.
Les données biométriques (empreinte, visage) relèvent d'un régime strict. 4gym ne les collecte pas : l'équipe identifie le membre par son nom ou son code.
Donnez à chaque collègue uniquement les droits dont il a besoin : 4gym fonctionne avec des comptes d'équipe, avec rôles et droits.

Erreurs fréquentes

Ouvrir la barrière sans faire le check-in dans 4gym : l'entrée n'apparaît pas dans l'historique et les entrées du membre ne sont pas consommées.
Oublier de saisir la sortie : le membre reste « dans la salle » et le check-in suivant est refusé.
Ne pas définir le créneau horaire sur l'offre heures creuses, si bien que la règle n'a aucun effet.
Acheter un tourniquet en supposant qu'il se connecte à 4gym, sans demander au fournisseur la preuve de l'intégration.

Comment 4gym vous aide

Check-in contrôlé : membre et site actifs, abonnement valide, créneau horaire autorisé et entrées restantes.
Un refus clair pour les abonnements expirés, en pause ou résiliés, sans entrées, hors des heures autorisées ou avec une visite déjà ouverte.
Check-out manuel, historique des visites et nombre de membres présents, dans la vue d'ensemble.
Les entrées ne sont consommées que sur les abonnements à entrées limitées ; réserver un cours ne consomme pas d'entrée, seul le check-in le fait.

Voir aussi