Des types d’abonnement adaptés au fonctionnement de votre salle
Vous configurez autant de types d’abonnement que nécessaire : un mensuel, un annuel, une carte avec un nombre limité d’entrées ou un abonnement heures creuses valable uniquement sur un créneau horaire, par exemple entre 08:00 et 16:00. Chaque type a une durée en jours, un prix, une devise, une limite d’entrées (ou illimité) et, en option, un créneau horaire dans le fuseau horaire de la salle. Les règles du type sont copiées sur l’abonnement de chaque membre au moment de l’attribution : modifier le type par la suite ne change donc pas les abonnements déjà vendus. Au check-in, le système vérifie automatiquement les entrées restantes et le créneau autorisé.
Gel, reprise et renouvellement : votre équipe fait chaque étape
Un membre part trois semaines en déplacement ? L’accueil gèle l’abonnement depuis le panneau ; à la reprise, la date de fin avance d’exactement le nombre de jours pendant lesquels il est resté gelé. Lorsque l’abonnement se termine, le bouton « Renouveler » crée un nouvel abonnement du même type, avec une date de début fixée par défaut au lendemain de la fin de l’ancien ou, s’il est déjà terminé, à aujourd’hui, et l’historique reste visible. Un abonnement ne peut être renouvelé qu’une seule fois. Rien n’est renouvelé ni encaissé automatiquement : 4gym ne déclenche aucun paiement et ne mémorise aucune carte.
Les encaissements : un registre simple, pas un système de facturation
Chaque encaissement est saisi à la main : membre, montant, devise, date, mode (espèces, carte, virement ou autre) et une référence. « Carte » signifie seulement que le paiement a été encaissé hors de 4gym, par exemple sur le terminal de la salle ; 4gym ne passe ni ne débite la carte. Un encaissement erroné s’annule avec un motif et reste dans l’historique. Le registre n’émet ni factures ni tickets fiscaux : pour la facturation, il existe 4invoices, un produit distinct de l’écosystème 4b2b, sans transfert automatique de données depuis 4gym.
Vue d’ensemble et rapport par période
Le panneau vous montre les membres, les abonnements actifs et ceux qui expirent bientôt, les check-ins du jour, qui se trouve dans la salle en ce moment, les prochaines séances et le chiffre d’affaires du mois en cours, séparé par devise et calculé uniquement à partir des encaissements saisis. Sur les offres qui incluent les rapports avancés, vous pouvez demander un rapport sur une plage de dates : chiffre d’affaires par devise, nombre de check-ins, abonnements démarrés et réservations. Les indicateurs de type MRR ou rétention par cohorte ne sont pas inclus.
