Guide • Gestion de salle
Guide : gérer une salle de sport
Une salle de sport se pilote avec quatre registres : qui a un abonnement valide, qui est entré, qui occupe les places des cours collectifs et ce qui a été encaissé ce mois-ci. Tenus séparément, sur tableur et sur papier, ces quatre registres ne concordent jamais. Ce guide montre ce qu'il faut suivre, quels chiffres regarder mois après mois et ce que vous pouvez faire avec 4gym.
Comment gérer la salle (réponse courte)
- Regroupez membres et abonnements dans une seule base, avec la date d'échéance visible à l'accueil.
- Vérifiez l'abonnement à chaque entrée : à l'accueil, l'équipe fait le check-in et 4gym contrôle le statut, le créneau horaire et les entrées restantes.
- Planifiez les cours collectifs avec un nombre de places limité et une liste d'attente, pour ne jamais surcharger la salle de biking.
- Planifiez le coaching personnel en séances individuelles, avec coach, lieu et horaire ; 4gym refuse le chevauchement d'un même coach.
- Saisissez les encaissements dans un registre et suivez chaque mois le chiffre d'affaires par devise et le nombre d'abonnements qui arrivent à échéance.
Les modules indispensables
- Abonnements et membres : offres avec durée, prix, entrées et créneau horaire autorisé ; pause, reprise et renouvellement manuel.
- Accueil : check-in et check-out saisis par l'équipe, avec contrôle de l'abonnement à chaque entrée.
- Cours collectifs : cardio, biking, yoga ou HIIT, avec capacité limitée et liste d'attente ; la réservation est faite par l'équipe.
- Coachs et coaching personnel : les coachs de la salle, séances individuelles et refus des chevauchements d'un même coach.
- Encaissements : registre manuel et non fiscal, par moyen de paiement (espèces, carte, virement ou autre) et par devise, avec annulation motivée.
- Vue d'ensemble et rapports : membres, abonnements actifs et arrivant à échéance, check-ins du jour, chiffre d'affaires du mois par devise ; rapport sur une période dans les formules avec rapports avancés.
Tableau : tableurs et papier vs logiciel dédié
Beaucoup de salles démarrent avec un tableur des membres, un cahier à l'accueil et un groupe de discussion pour les cours. Le tableau ci-dessous compare cette approche éclatée à un logiciel dédié, sur les opérations du quotidien.
Outils séparés vs logiciel dédié de gestion de salle de sport
| Opération | Tableurs et papier | Logiciel dédié |
|---|---|---|
| Abonnements | Liste dans un tableur, échéances vérifiées à la main | Échéance et entrées restantes calculées d'après l'offre choisie |
| Entrée dans la salle | L'accueil cherche le nom dans une liste | L'accueil sélectionne le membre et 4gym vérifie l'abonnement avant d'enregistrer l'entrée |
| Cours collectifs | Places réservées dans un groupe de discussion, avec surréservations | Places limitées et liste d'attente, le premier en attente est promu automatiquement |
| Encaissements | Notés dans un cahier ou dans un fichier à part | Registre manuel et non fiscal, avec annulation motivée |
| Chiffre d'affaires du mois | Estimé d'après le relevé bancaire | Chiffre d'affaires du mois par devise, d'après les encaissements saisis |
Comment définir vos offres d'abonnement
- Chaque offre a un nom, une durée en jours, un prix et une devise ; les entrées peuvent être illimitées ou limitées.
- Sur une offre à entrées limitées (par exemple 10), chaque check-in consomme une entrée ; réserver un cours n'en consomme aucune.
- Un créneau horaire autorisé (par exemple 08:00–16:00) donne un abonnement heures creuses ; l'entrée en dehors du créneau est refusée.
- Les règles de l'offre sont copiées sur l'abonnement à sa création : si vous modifiez l'offre plus tard, les abonnements déjà créés restent tels quels.
Heures de pointe et saisonnalité
- Le créneau 18:00–21:00 est en général le pic de fréquentation des salles urbaines.
- Concentrez les gros cours et les coachs supplémentaires sur ce créneau.
- Janvier et septembre apportent en général les vagues d'inscriptions ; juillet et août sont les mois creux.
- La vue d'ensemble indique combien de membres sont dans la salle en ce moment et combien de check-ins ont été saisis aujourd'hui ; le nombre de présents dépend des check-outs saisis par l'accueil.
Fidélisation : où vous perdez des membres
- Les départs se voient tard : en général seulement quand l'abonnement arrive à échéance sans être renouvelé.
- Un membre qui n'est pas venu depuis trois semaines a peu de chances de renouveler.
- Contactez le membre avant l'échéance, pas après : la vue d'ensemble indique combien d'abonnements arrivent bientôt à échéance. L'appel, c'est vous qui le passez — 4gym n'envoie pas de messages.
- Proposez la pause de l'abonnement pour des vacances ou une blessure, en alternative à la résiliation ; à la reprise, l'échéance est repoussée du nombre de jours en pause.
RGPD : quelles données conserver sur les membres
- Le journal des visites (qui est entré et quand) contient des données personnelles : définissez une durée de conservation et limitez l'accès par rôle — 4gym propose des comptes d'équipe avec rôles et droits.
- 4gym ne conserve que les données de base du membre : nom, e-mail, téléphone, code membre et notes. Il n'a pas de champs pour les données de santé ; ne les notez donc pas dans le champ de notes.
- Les caméras dans la salle doivent être clairement signalées, et les enregistrements conservés pour une durée limitée.
- Le membre peut demander une copie de ses données et leur effacement à la fin de l'abonnement ; préparez à l'avance la procédure de votre club.
Erreurs fréquentes
- Vendre des abonnements sans vérifier la validité à l'entrée — les membres continuent d'entrer des semaines après l'échéance.
- Ouvrir des cours collectifs sans places limitées et se retrouver avec 30 personnes pour 20 vélos de biking.
- Ne pas suivre la fréquentation, et ne découvrir les départs que lorsque le membre cesse de payer.
- Tenir les encaissements dans un fichier séparé des abonnements et ne plus savoir qui a payé pour quelle période.
Comment 4gym vous aide
- Membres, abonnements, cours, coachs, accueil et encaissements manuels dans un seul panneau, saisis une seule fois par l'équipe.
- Au check-in, 4gym contrôle le statut de l'abonnement, le site, le créneau horaire et les entrées restantes, et refuse un abonnement expiré, en pause ou sans entrées.
- Cours collectifs avec places limitées et une liste d'attente qui promeut automatiquement le premier en attente quand une place se libère.
- Une vue d'ensemble avec les abonnements actifs et ceux qui arrivent à échéance, les check-ins du jour et le chiffre d'affaires du mois par devise ; un rapport sur une période dans les formules avec rapports avancés.
- Ce qui reste en dehors de 4gym : il n'émet ni factures ni tickets fiscaux (pour la facturation, il existe 4invoices, un produit distinct), ne débite pas les cartes, n'envoie pas de messages aux membres et ne se connecte pas aux tourniquets.