Czym jest oprogramowanie do zarządzania siłownią?
Oprogramowanie do zarządzania siłownią to platforma, z której prowadzi się klub: baza klubowiczów, karnety, grafik zajęć grupowych, kalendarz trenerów i recepcja. Zastępuje arkusz z klubowiczami, zeszyt z recepcji i osobno prowadzony grafik jednym kontem.
Krótka odpowiedź
- To platforma online, w której zespół klubu zarządza klubowiczami, karnetami, zajęciami grupowymi, trenerami i recepcją.
- Każdy karnet ma datę rozpoczęcia i wygaśnięcia, a przy rejestracji wejścia system sprawdza jego status, pozostałe wejścia i dozwolone godziny.
- Zajęcia grupowe i treningi personalne planujesz z limitem miejsc i listą rezerwową; rezerwacje wprowadza zespół klubu.
- Wpłaty odnotowujesz ręcznie w rejestrze niefiskalnym (gotówka, karta przyjęta poza 4gym, przelew, inne); 4gym nie przetwarza płatności i nie wystawia faktur.
- Nie łączy się z bramkami obrotowymi ani czytnikami, nie wysyła wiadomości klubowiczom i nie liczy przychodu cyklicznego ani wskaźnika rezygnacji.
Jakie moduły zawiera
- Klubowicze i karnety: rodzaje karnetów z czasem trwania, liczbą wejść i dozwolonym przedziałem godzin, zamrożenie, wznowienie i ręczne przedłużenie.
- Zajęcia i rezerwacje: grafik według lokalizacji i trenera, limit miejsc, lista rezerwowa z automatycznym awansem, gdy zwolni się miejsce.
- Trenerzy i treningi personalne: karta trenera, sesje indywidualne z jednym miejscem, bez nakładania się terminów w kalendarzu tego samego trenera.
- Recepcja: ręczny check-in i check-out z weryfikacją karnetu, lokalizacji, dozwolonych godzin i pozostałych wejść.
- Wpłaty i raporty: ręczny rejestr wpłat, strona „Przegląd” oraz, w planach z zaawansowanym raportowaniem, raport za wybrany okres.
Przykład z praktyki
Przykład: klub z salą siłową i studiem zajęć korzysta z jednej aplikacji. Recepcja zakłada kartę klubowicza, przypisuje mu karnet i odnotowuje wpłatę. Zespół rezerwuje miejsce na spinning; jeśli zajęcia są pełne, klubowicz trafia na listę rezerwową, a pierwszy w kolejce awansuje automatycznie, gdy ktoś zrezygnuje. Przy wejściu recepcja rejestruje check-in, a system odrzuca karnety wygasłe lub zamrożone. Strona „Przegląd” pokazuje wpłaty z bieżącego miesiąca w podziale na waluty.
Częste błędy
- Używasz osobnych narzędzi — arkusza z klubowiczami, zeszytu na recepcji, papierowego grafiku — które nie współpracują ze sobą.
- Wybierasz aplikację tylko do rezerwacji, bez karnetów i bez weryfikacji na recepcji, i dalej pracujesz ręcznie.
- Wybierasz ze względu na funkcje, które tylko zakładasz — bramkę obrotową, płatności online, automatyczne wiadomości, faktury — i nie sprawdzasz, co aplikacja faktycznie obejmuje.
Jak pomaga 4gym
- Klubowicze, karnety, zajęcia, trenerzy, recepcja i ręczna ewidencja wpłat na jednym koncie.
- Lista rezerwowa na zajęcia uzupełnia się sama: gdy rezerwacja zostaje anulowana, miejsce zajmuje pierwsza osoba z kolejki.
- Panel dostępny w 21 językach, z kontami zespołu i uprawnieniami według ról; limity klubowiczów, trenerów i lokalizacji wynikają z planu.