Comment gérer les abonnements entreprise pour les sociétés dans ma salle ?
La question s'adresse au propriétaire ou au gérant d'une salle qui vend des abonnements à des entreprises, pas au salarié qui cherche un avantage. 4gym n'a pas de fiche entreprise : vous modélisez l'offre entreprise avec un type d'abonnement dédié et un adhérent par salarié.
Réponse courte
- Créez un type d'abonnement pour l'offre de l'entreprise, avec nom, durée en jours, prix, devise et, en option, limite d'entrées et plage horaire.
- Ajoutez chaque salarié comme adhérent et attribuez-lui un abonnement de ce type ; le type les regroupe dans la liste des abonnements.
- Vous pouvez suspendre un abonnement et, à son terme, le renouveler à la main : un nouvel abonnement du même type est créé, l'historique étant conservé.
- L'encaissement auprès de l'entreprise se note dans le registre des encaissements, avec le montant, la devise, le mode de paiement et une référence ; le registre est manuel et non fiscal.
- 4gym n'a pas de portail pour les entreprises, n'émet pas de factures et ne produit pas de rapports par société : la facturation se fait en dehors de l'application.
Ce que vous pouvez faire dans 4gym
L'offre entreprise et ce qu'elle représente dans 4gym
| Ce que vous vendez à l'entreprise | Comment on le note dans 4gym |
|---|---|
| Le forfait de l'entreprise | Un type d'abonnement portant un nom dédié, par exemple celui de l'entreprise |
| Les conditions | Prix, devise, durée, nombre d'entrées et plage horaire, fixés sur le type d'abonnement |
| Les salariés | Un adhérent et un abonnement chacun, avec la mention « salarié de l'entreprise » sur la fiche |
| Le paiement | Une écriture dans le registre des encaissements, liée à un adhérent ou à un abonnement |
Exemple concret
Exemple : une entreprise de 12 salariés achète un accès le matin. Vous créez le type « Société X – matin », valable 30 jours, avec une plage de 07:00 à 11:00, un prix par salarié et des entrées illimitées. Vous ajoutez les 12 salariés comme adhérents et leur attribuez un abonnement chacun. En fin de mois, vous renouvelez chaque abonnement depuis la liste et notez dans le registre la somme reçue par virement. La facture à l'entreprise, vous l'émettez en dehors de 4gym.
Ce que 4gym ne fait pas pour les entreprises
- Il n'existe pas de portail où l'entreprise verrait ses salariés ou leur consommation.
- Aucune facture n'est émise et aucun document fiscal n'est généré à partir des encaissements notés.
- Il n'y a pas de rapports séparés par entreprise ; les encaissements apparaissent par devise, pour tout le club.
- Le renouvellement et l'encaissement restent manuels ; rien ne se renouvelle ni ne se débite tout seul.
Erreurs fréquentes
- Vous oubliez que chaque salarié compte comme adhérent dans la limite de votre formule 4gym.
- Vous mettez tous les salariés sur le même abonnement au lieu d'un par personne, alors que les entrées et le statut se tiennent par abonnement.
- Vous ne mettez pas le nom de l'entreprise dans le nom du type d'abonnement ni dans les notes de la fiche, et vous ne retrouvez plus vite ses salariés.
Comment 4gym vous aide
- Un type d'abonnement par offre, avec prix, devise, durée, entrées et plage horaire.
- Suspension et renouvellement manuel sur chaque abonnement, avec l'historique conservé.
- Registre des encaissements avec annulation motivée, qui conserve l'écriture.