Comment vérifier à l'accueil si l'abonnement d'un adhérent est valide ?
La vérification la plus fiable est le check-in lui-même. L'agent d'accueil choisit l'adhérent, et 4gym n'accepte l'entrée que si l'abonnement remplit toutes les conditions ; sinon il la refuse et indique le motif.
Réponse courte
- Choisissez l'adhérent sur l'écran d'accueil et le site du club, puis enregistrez le check-in.
- Le système vérifie que l'adhérent et le site sont actifs et que l'abonnement est actif, ni suspendu ni annulé.
- Il contrôle ensuite la période de validité, la plage horaire autorisée par le type d'abonnement et les entrées restantes, s'il y a une limite.
- Si l'adhérent est déjà dans le club, le check-in est refusé jusqu'au check-out ; si l'abonnement a une limite d'entrées, une entrée est décomptée.
- Au départ, l'accueil enregistre le check-out, qui clôt la visite une seule fois.
Ce que contrôle le check-in et ce que signifie un refus
Conditions du check-in et motifs de refus
| Vérification | Si elle n'est pas remplie |
|---|---|
| Statut de l'abonnement | Un abonnement expiré, suspendu ou annulé est refusé |
| Adhérent et site | Un adhérent inactif ou un site inactif ne peuvent pas faire de check-in |
| Site de l'abonnement | Un abonnement lié à un autre site n'est pas accepté ici |
| Horaires autorisés | En dehors de la plage horaire du type d'abonnement, l'entrée est refusée |
| Entrées restantes | Avec zéro entrée restante, l'abonnement à entrées limitées n'ouvre plus l'accès |
| Adhérent déjà à l'intérieur | Une deuxième entrée sans check-out est refusée : une entrée n'est donc jamais décomptée deux fois |
Exemple concret
Exemple : un adhérent avec un abonnement de 10 entrées, valable de 08:00 à 16:00, arrive à 17:30. L'agent d'accueil tente le check-in et 4gym le refuse parce que l'entrée est hors des horaires autorisés, sans décompter aucune entrée. L'adhérent revient le lendemain à 10:00, le check-in passe et l'abonnement passe à 9 entrées.
Adhérents suspendus ou expirés
- Adhérent avec un abonnement suspendu : reprenez l'abonnement depuis la liste des abonnements, puis refaites le check-in.
- Adhérent avec un abonnement expiré : renouvelez-le à la main, ce qui crée un nouvel abonnement du même type, et enregistrez l'encaissement.
- Adhérent sans entrées restantes : le renouvellement crée un nouvel abonnement, avec les entrées du type d'abonnement.
Erreurs fréquentes
- Vous ne regardez que la date de fin et vous négligez les horaires autorisés ou les entrées restantes.
- Vous oubliez le check-out, et l'adhérent apparaît comme étant toujours dans le club, si bien que le check-in suivant est refusé.
- Vous laissez entrer sur parole quand l'application refuse l'entrée, au lieu de régler la cause côté abonnement.
Comment 4gym vous aide
- Toutes les conditions sont vérifiées à la même étape, à chaque entrée, sans listes papier.
- L'entrée n'est décomptée qu'une fois, et un adhérent déjà à l'intérieur ne peut pas entrer une seconde fois.
- La page « Vue d'ensemble » indique qui est dans le club en ce moment et combien d'entrées ont eu lieu aujourd'hui.